Píldora para usuarios de Office 365: Iconos de OneDrive

Con las licencias empresariales de Office 365 se incluye la posibilidad de obtener un repositorio de almacenamiento en la nube de 1 Tb. Esto se consigue con OneDrive y este almacenamiento es para cada uno de los usuarios que lo tengan activado.

Este repositorio es accesible desde el portal Web de Office 365. Ahí se pueden cargar nuestros documentos, crear carpetas y compartirlas para, más tarde, poder trabajar con ellos en otro lugar, con otro dispositivo y con otra conexión a Internet.

Como seguramente ya sabrá, otra posibilidad de trabajo es haciéndolo desde el explorador de archivos de Windows. Simplemente tendrá que dar al botón sincronizar en OneDrive desde la Web para que sus archivos se sincronicen con su equipo o equipos locales (lo puede hacer en más de uno).

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Aunque este no es el objeto de esta publicación, si indicar que el sistema le dará la posibilidad de seleccionar aquello que quiera sincronizar.

Una vez sincronizados los elementos podrá verlos en su explorador de archivos de Windows. Aquí es donde vamos a poder trabajar sobre nuestros archivos, crear nuevos o modificarlos. Y para ello, tendremos que tener muy claro que significa cada uno de los iconos que aparecen al lado de nuestros documentos.

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Este icono indica que OneDrive está sincronizando nuestros archivos o carpetas pues ha detectado un cambio. Es fundamental esperar a que este icono cambie para poder trabajar de nuevo sobre el documento. Si un documento o carpeta mantiene durante mucho tiempo este icono puede ser debido al gran tamaño del mismo o que tiene muchos elementos en cola para sincronizar.

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El icono nube nos hace saber que estos archivos sólo están disponibles si el equipo está conectado a Internet. Lo positivo de mantener los archivos en línea es que no consumen espacio en nuestro disco duro local.

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Si el icono nube aparece con el icono de una “persona” indica que ese archivo o carpeta está compartido con otro u otros usuarios.

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El icono de marca de verificación verde indica un elemento que estaba disponible en línea y lo hemos descargado en nuestro dispositivo. Saber que a este archivo podremos acceder incluso si no tenemos acceso a Internet. Si hacemos algún cambio, se sincronizará con la nube en el momento que recuperemos esa conexión.

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Este icono, con el signo de verificación blanca sobre fondo verde nos indica que el documento lo vamos a mantener en nuestro dispositivo siempre. Por supuesto que los cambios también se sincronizan cada vez que se haga un cambio. Estará accesible incluso sin conexión a Internet y ocupará espacio en disco.

Recuerde que los cambios de estado de cada uno de los elementos de OneDrive los puede hacer dando con el botón derecho del ratón sobre el elemento. Así podrá tomar la decisión adecuada a su trabajo sobre cada uno de ellos.

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Esta es una pequeña pincelada para que los usuarios, en general, de Office 365 y, en particular, de OneDrive puedan identificar el estado de sus archivos y adapten sus elementos a lo que demanda su trabajo en cada momento. En futuras publicaciones seguiremos abordando temas sobre Office 365 que sean de utilidad para el usuario final.