Píldora para usuarios de Office 365: Respuestas Automáticas en Outlook

Seguramente haya necesitado alguna vez enviar correos electrónicos a sus destinatarios o a sus contactos para informar sobre alguna cuestión o para indicar que no puede atender el correo en este momento o en un periodo determinado. Se puede anticipar a esta posibilidad y enviar un correo electrónico a todos sus contactos indicando esta excepcionalidad. Pero, ¿qué ocurre con aquellos remitentes que no se encuentran entre sus contactos? En esta publicación vamos a ver como poder solucionar esta situación.

Para realizar esta tarea podemos usar la herramienta Respuestas Automáticas que podemos encontrar en Outlook o en Outlook en la Web (OWA). Con esta herramienta podremos responder con un email que hemos editado previamente de forma automática a cualquier correo interno y/o externo que nos llegue durante un periodo determinado de tiempo. Además, podremos discriminar el envío de estos correos sólo a nuestros contactos o a cualquier destinatario.

Vamos a ver como proceder en Outlook. Para ello nos vamos a “Archivo”, en la parte superior izquierda.

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Seleccionamos “Respuestas Automáticas”.

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Una vez ejecutado accederemos a la opciones para configurar nuestras Respuestas Automáticas.

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Como vemos, podremos diferenciar entre “Responder automáticamente Dentro de mi organización” o, por el contrario, fuera de ella. Además, en la parte superior podremos determinar el período de fechas y horas entre las cuales se enviarán esta notificación.

Si seleccionamos la opción de “Fuera de mi organización (activado)” podremos discriminar sobre a quién enviar nuestras respuestas automáticas, pudiendo elegir si a sólo mis contactos o bien a cualquier remitente.

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Independientemente de la selección que hagamos, decir que este correo se enviará sólo una vez por destinatario.

En la parte inferior de la ventana, observamos un botón para configurar Reglas con respecto a esta utilidad. Si le damos podremos crear reglas que realicen determinadas funciones con las Repuestas Automáticas.

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Si pulsamos sobre “Agregar regla” nos aparecerá la segunda ventana en la que podremos tomar decisiones como realizar determinadas tareas dependiendo de quien sea el remitente; también decidir si la respuesta automática se enviará a destinatarios aunque en el correo estemos en copia. Además, podremos decidir que hacer correo una vez recibido y que acción tomar en nuestra ausencia, como podemos ver en las acciones que nos presenta.

En OWA, la función de “Respuestas automáticas” funciona de igual manera. Para acceder, sólo hemos de ir al icono engranaje y seleccionar la opción correspondiente.

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Se acerca el periodo vacacional y quizás sea interesante avisar a nuestros remitentes de que estamos fuera de la oficina y quizás no podamos atender el correo. Con “Respuestas automáticas” podremos informar sobre nuestra ausencia y en su caso tomar una acción con ese correo recibido para que sea atendido convenientemente.