{"id":7735,"date":"2017-02-03T09:24:12","date_gmt":"2017-02-03T08:24:12","guid":{"rendered":"https:\/\/www.abd.es\/?p=9874"},"modified":"2026-09-04T14:27:09","modified_gmt":"2026-09-04T12:27:09","slug":"guia-para-que-las-pymes-se-adapten-a-la-proteccion-de-datos","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.abd.es\/en\/2017\/02\/guia-para-que-las-pymes-se-adapten-a-la-proteccion-de-datos\/","title":{"rendered":"Protecci\u00f3n de datos para pymes: c\u00f3mo cumplir el RGPD"},"content":{"rendered":"<p><strong>La protecci\u00f3n de datos para pymes es una obligaci\u00f3n que afecta a cualquier empresa que trate datos personales<\/strong>, ya sean de clientes, empleados, proveedores o colaboradores.<\/p>\n<p>Nombres, tel\u00e9fonos, direcciones de correo electr\u00f3nico, datos bancarios o informaci\u00f3n relacionada con los trabajadores son algunos ejemplos de datos personales que una empresa puede manejar habitualmente.<\/p>\n<p>The <strong>Reglamento General de Protecci\u00f3n de Datos (RGPD)<\/strong> establece las reglas que deben seguir las organizaciones para garantizar un tratamiento adecuado de esta informaci\u00f3n. En Espa\u00f1a, estas obligaciones se complementan con la <strong>Ley Org\u00e1nica 3\/2018 de Protecci\u00f3n de Datos Personales y garant\u00eda de los derechos digitales (LOPDGDD).<\/strong><\/p>\n<p>Para una pyme, cumplir con la normativa de protecci\u00f3n de datos no consiste \u00fanicamente en tener unos textos legales en la p\u00e1gina web. Es necesario conocer <strong>qu\u00e9 datos se tratan, para qu\u00e9 se utilizan, c\u00f3mo se protegen, qui\u00e9n tiene acceso a ellos y qu\u00e9 obligaciones tiene la empresa en cada tratamiento.<\/strong><\/p>\n<p>La buena noticia es que la Agencia Espa\u00f1ola de Protecci\u00f3n de Datos (AEPD) dispone de diferentes gu\u00edas y herramientas espec\u00edficamente orientadas a facilitar este trabajo a pymes, micropymes y profesionales.<\/p>\n<p><span style=\"font-size: 14pt;\"><img fetchpriority=\"high\" decoding=\"async\" class=\"alignnone wp-image-9878 size-full\" src=\"https:\/\/www.abd.es\/wp-content\/uploads\/2017\/02\/lopd1.jpg\" alt=\"Protecci\u00f3n de datos para pymes\" width=\"225\" height=\"225\" \/><\/span><\/p>\n<h2>\u00bfQu\u00e9 es la protecci\u00f3n de datos para pymes?<\/h2>\n<p>The <strong>protecci\u00f3n de datos para pymes<\/strong> comprende el conjunto de medidas, procedimientos y obligaciones que debe aplicar una peque\u00f1a o mediana empresa cuando trata datos personales.<\/p>\n<p>Una empresa puede estar tratando datos personales en muchas actividades cotidianas:<\/p>\n<ul>\n<li>Gesti\u00f3n de clientes.<\/li>\n<li>Gesti\u00f3n de proveedores.<\/li>\n<li>Human resources.<\/li>\n<li>Selecci\u00f3n de personal.<\/li>\n<li>Facturaci\u00f3n.<\/li>\n<li>Env\u00edo de comunicaciones comerciales.<\/li>\n<li>Formularios de contacto.<\/li>\n<li>P\u00e1gina web.<\/li>\n<li>Videovigilancia.<\/li>\n<li>Customer service.<\/li>\n<li>Gesti\u00f3n de usuarios.<\/li>\n<li>Servicios contratados a terceros.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Por tanto, el cumplimiento del RGPD no es algo exclusivo de grandes compa\u00f1\u00edas.<\/p>\n<p><strong>Si una pyme trata datos personales para desarrollar su actividad, debe tener en cuenta la normativa de protecci\u00f3n de datos.<\/strong> La propia AEPD se\u00f1ala expresamente que las empresas que tratan datos de clientes, proveedores o empleados est\u00e1n sujetas al RGPD y a la LOPDGDD.<\/p>\n<h2>\u00bfDesde cu\u00e1ndo se aplica el RGPD a las pymes?<\/h2>\n<p>El Reglamento General de Protecci\u00f3n de Datos <strong>se aplica desde el 25 de mayo de 2018<\/strong>.<\/p>\n<p>Esto es importante porque el art\u00edculo original se public\u00f3 en el contexto de la entrada en vigor del Reglamento. Actualmente, las empresas ya no est\u00e1n ante un periodo de adaptaci\u00f3n previo: <strong>el cumplimiento del RGPD forma parte de las obligaciones actuales de las organizaciones que tratan datos personales.<\/strong><\/p>\n<p>La normativa introdujo un cambio importante respecto al enfoque anterior: las empresas deben poder demostrar que cumplen con los principios y obligaciones aplicables a los tratamientos que realizan.<\/p>\n<p>Por ello, la protecci\u00f3n de datos debe entenderse como un <strong>proceso continuo<\/strong>, no como una adaptaci\u00f3n que se realiza una sola vez y despu\u00e9s se olvida.<\/p>\n<h2>\u00bfQu\u00e9 obligaciones tiene una pyme con el RGPD?<\/h2>\n<p>No todas las empresas realizan los mismos tratamientos ni presentan el mismo nivel de riesgo. Por eso, las obligaciones concretas deben analizarse teniendo en cuenta la actividad y los tratamientos que realiza cada organizaci\u00f3n.<\/p>\n<p>Como punto de partida, una pyme deber\u00eda revisar al menos estas cuestiones:<\/p>\n<h3>1. Identificar qu\u00e9 datos personales trata<\/h3>\n<p>El primer paso es saber qu\u00e9 informaci\u00f3n personal recoge y utiliza la empresa.<\/p>\n<p>For example:<\/p>\n<ul>\n<li>Datos identificativos.<\/li>\n<li>Datos de contacto.<\/li>\n<li>Informaci\u00f3n de clientes.<\/li>\n<li>Datos de empleados.<\/li>\n<li>Informaci\u00f3n de proveedores.<\/li>\n<li>Datos bancarios.<\/li>\n<li>Datos obtenidos a trav\u00e9s de formularios web.<\/li>\n<\/ul>\n<p>La empresa debe determinar tambi\u00e9n <strong>para qu\u00e9 necesita cada dato y con qu\u00e9 finalidad lo utiliza<\/strong>.<\/p>\n<p>La AEPD recomienda precisamente identificar los datos que se necesitan tratar y la finalidad para la que se utilizan.<\/p>\n<h3>2. Determinar la base jur\u00eddica del tratamiento<\/h3>\n<p>No basta con recoger datos porque sean \u00fatiles para la empresa.<\/p>\n<p>Cada tratamiento debe contar con una base jur\u00eddica que lo legitime, como puede ser el consentimiento, la ejecuci\u00f3n de un contrato, el cumplimiento de una obligaci\u00f3n legal o el inter\u00e9s leg\u00edtimo cuando resulte aplicable.<\/p>\n<p>Por tanto, una pregunta fundamental para cualquier pyme es:<\/p>\n<p><strong>\u00bfPor qu\u00e9 estamos tratando estos datos y cu\u00e1l es la base legal que nos permite hacerlo?<\/strong><\/p>\n<h3>3. Informar a las personas<\/h3>\n<p>Cuando una empresa recoge datos personales debe proporcionar a las personas afectadas la informaci\u00f3n exigida por la normativa.<\/p>\n<p>Esta informaci\u00f3n debe facilitarse de forma <strong>clara, accesible y comprensible<\/strong>.<\/p>\n<p>Puede afectar, por ejemplo, a:<\/p>\n<ul>\n<li>Formularios de contacto.<\/li>\n<li>Formularios de registro.<\/li>\n<li>Procesos de contrataci\u00f3n.<\/li>\n<li>Recogida de datos de clientes.<\/li>\n<li>Recogida de datos de empleados.<\/li>\n<li>Comunicaciones comerciales.<\/li>\n<\/ul>\n<p>La informaci\u00f3n que se proporciona debe estar adaptada al tratamiento concreto que se realiza.<\/p>\n<h2>El registro de actividades de tratamiento en una pyme<\/h2>\n<p>Uno de los cambios relevantes introducidos por el RGPD fue el abandono de la antigua obligaci\u00f3n de registrar ficheros ante la AEPD.<\/p>\n<p>Desde el 25 de mayo de 2018 <strong>desapareci\u00f3 la obligaci\u00f3n de inscribir los ficheros en la AEPD<\/strong>. En su lugar, determinadas organizaciones deben mantener un <strong>Registro de Actividades de Tratamiento (RAT).<\/strong><\/p>\n<p>El registro permite documentar qu\u00e9 tratamientos realiza la organizaci\u00f3n y aspectos relacionados con ellos.<\/p>\n<p>Por ejemplo, una pyme puede tener tratamientos relacionados con:<\/p>\n<ul>\n<li>Clientes.<\/li>\n<li>Proveedores.<\/li>\n<li>Empleados.<\/li>\n<li>Candidatos.<\/li>\n<li>Videovigilancia.<\/li>\n<li>Marketing.<\/li>\n<\/ul>\n<p>El RAT ayuda a tener una visi\u00f3n organizada de los tratamientos y forma parte de la documentaci\u00f3n necesaria para gestionar el cumplimiento.<\/p>\n<h2>Protecci\u00f3n de datos de clientes, empleados y proveedores<\/h2>\n<p>Una pyme no trata los datos personales \u00fanicamente cuando recibe un formulario de contacto.<\/p>\n<p>En el d\u00eda a d\u00eda puede gestionar informaci\u00f3n de diferentes colectivos.<\/p>\n<h3>Datos de clientes<\/h3>\n<p>Una empresa puede utilizar nombres, tel\u00e9fonos, direcciones de correo electr\u00f3nico, direcciones de entrega o informaci\u00f3n necesaria para gestionar una relaci\u00f3n contractual.<\/p>\n<h3>Datos de empleados<\/h3>\n<p>La gesti\u00f3n laboral implica tratar informaci\u00f3n personal relacionada con trabajadores, n\u00f3minas, contratos, horarios y otros procesos de recursos humanos.<\/p>\n<h3>Datos de proveedores<\/h3>\n<p>Tambi\u00e9n pueden tratarse datos personales de las personas de contacto de proveedores y colaboradores.<\/p>\n<p>En cada caso, la empresa debe determinar qu\u00e9 datos necesita, para qu\u00e9 los utiliza, cu\u00e1nto tiempo debe conservarlos y qui\u00e9n puede acceder a ellos.<\/p>\n<h2>Contratos con encargados del tratamiento<\/h2>\n<p>Muchas pymes recurren a proveedores externos que necesitan acceder a datos personales para prestar un servicio.<\/p>\n<p>Puede ocurrir, por ejemplo, con:<\/p>\n<ul>\n<li>Servicios cloud.<\/li>\n<li>Proveedores inform\u00e1ticos.<\/li>\n<li>Gestor\u00edas.<\/li>\n<li>Servicios de n\u00f3minas.<\/li>\n<li>Plataformas de email marketing.<\/li>\n<li>Empresas de soporte.<\/li>\n<li>Servicios de almacenamiento.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Cuando un tercero act\u00faa como <strong>encargado del tratamiento<\/strong>, la relaci\u00f3n debe formalizarse mediante un contrato o acto jur\u00eddico que establezca las condiciones del tratamiento. La AEPD se\u00f1ala aspectos como la finalidad, duraci\u00f3n, naturaleza del tratamiento, tipos de datos, categor\u00edas de interesados y las instrucciones que debe seguir el encargado.<\/p>\n<p>Esto es especialmente importante en una pyme porque es habitual trabajar con numerosos servicios externos.<\/p>\n<p>Contratar un servicio que almacena o procesa datos personales no elimina la responsabilidad de la empresa sobre el correcto tratamiento de esos datos.<\/p>\n<h2>Medidas de seguridad para proteger los datos personales<\/h2>\n<p>La protecci\u00f3n de datos no se limita a documentos y contratos.<\/p>\n<p>Tambi\u00e9n es necesario adoptar <strong>medidas t\u00e9cnicas y organizativas adecuadas al riesgo<\/strong> para proteger la informaci\u00f3n personal.<\/p>\n<p>Entre las medidas que una empresa puede necesitar se encuentran:<\/p>\n<ul>\n<li>Control de acceso a la informaci\u00f3n.<\/li>\n<li>Gesti\u00f3n de usuarios y permisos.<\/li>\n<li>Contrase\u00f1as seguras.<\/li>\n<li>Backups.<\/li>\n<li>Actualizaci\u00f3n de sistemas.<\/li>\n<li>Protecci\u00f3n frente a malware.<\/li>\n<li>Cifrado cuando resulte apropiado.<\/li>\n<li>Control de dispositivos.<\/li>\n<li>Formaci\u00f3n de empleados.<\/li>\n<li>Procedimientos ante incidentes de seguridad.<\/li>\n<\/ul>\n<p>La medida concreta depender\u00e1 de los tratamientos y del riesgo existente.<\/p>\n<p>Por eso, no existe un \u00fanico listado de medidas de seguridad que pueda aplicarse exactamente igual a todas las pymes.<\/p>\n<h2>\u00bfQu\u00e9 ocurre si una empresa sufre una brecha de datos?<\/h2>\n<p>Otro aspecto que debe contemplar una estrategia de protecci\u00f3n de datos para pymes son las <strong>brechas de datos personales<\/strong>.<\/p>\n<p>Una p\u00e9rdida de informaci\u00f3n, un acceso no autorizado o el env\u00edo accidental de datos a una persona equivocada pueden constituir una brecha de seguridad.<\/p>\n<p>Ante este tipo de situaciones, la empresa debe analizar qu\u00e9 ha ocurrido y valorar las consecuencias para determinar las actuaciones que correspondan.<\/p>\n<p>La AEPD dispone incluso de herramientas espec\u00edficas como <strong>Comunica-Brecha RGPD y Asesora Brecha<\/strong> para ayudar a responsables y encargados a valorar determinadas obligaciones relacionadas con las brechas.<\/p>\n<p>Esto demuestra por qu\u00e9 la protecci\u00f3n de datos debe integrarse tambi\u00e9n dentro de la <strong>estrategia de ciberseguridad de la empresa.<\/strong><\/p>\n<h2>\u00bfQu\u00e9 herramientas ofrece la AEPD para las pymes?<\/h2>\n<p>La AEPD ha desarrollado diferentes recursos para facilitar el cumplimiento del RGPD a empresas y profesionales.<\/p>\n<p>Uno de los m\u00e1s conocidos es <strong>Facilita RGPD<\/strong>, una herramienta gratuita destinada a empresas que realizan tratamientos de datos personales de escaso riesgo.<\/p>\n<p>La herramienta plantea un cuestionario y puede generar documentaci\u00f3n inicial adaptada a la informaci\u00f3n proporcionada.<\/p>\n<p>Entre los documentos que puede ayudar a elaborar se encuentran:<\/p>\n<ul>\n<li>Registro de actividades de tratamiento.<\/li>\n<li>Cl\u00e1usulas informativas.<\/li>\n<li>Cl\u00e1usulas para contratos con encargados del tratamiento.<\/li>\n<li>Medidas de seguridad orientativas.<\/li>\n<li>Documentaci\u00f3n relacionada con determinados tratamientos.<\/li>\n<\/ul>\n<p>La herramienta est\u00e1 pensada, por ejemplo, para empresas que gestionan datos de clientes, proveedores o recursos humanos.<\/p>\n<h3>Importante: Facilita RGPD no garantiza por s\u00ed sola el cumplimiento<\/h3>\n<p>Este punto merece especial atenci\u00f3n.<\/p>\n<p><strong>Utilizar Facilita RGPD no significa autom\u00e1ticamente que una empresa cumpla el RGPD.<\/strong><\/p>\n<p>La propia AEPD advierte de que los documentos generados son una ayuda inicial y deben revisarse, adaptarse y mantenerse actualizados seg\u00fan la situaci\u00f3n concreta de cada empresa y sus tratamientos.<\/p>\n<p>Adem\u00e1s, Facilita RGPD est\u00e1 orientada a tratamientos de escaso riesgo y <strong>no es adecuada para tratamientos que puedan implicar un alto riesgo<\/strong> para los derechos y libertades de las personas.<\/p>\n<h3>Otras herramientas de protecci\u00f3n de datos para pymes<\/h3>\n<p>Facilita RGPD no es el \u00fanico recurso disponible.<\/p>\n<p>Actualmente, la AEPD ofrece diferentes herramientas para ayudar a las organizaciones a gestionar cuestiones concretas relacionadas con el cumplimiento, entre ellas:<\/p>\n<ul>\n<li><strong>Facilita RGPD,<\/strong> para tratamientos de escaso riesgo.<\/li>\n<li><strong>Facilita EMPRENDE<\/strong>, para determinadas empresas y proyectos emprendedores.<\/li>\n<li><strong>Gestiona RGPD<\/strong>, para ayudar con el registro de actividades, inventario y gesti\u00f3n del riesgo.<\/li>\n<li><strong>Comunica-Brecha RGPD<\/strong>, para ayudar a valorar determinadas obligaciones ante una brecha.<\/li>\n<li><strong>Asesora Brecha<\/strong>, para analizar la obligaci\u00f3n de notificar una brecha.<\/li>\n<li><strong>Eval\u00faa-Riesgo RGPD<\/strong>, para ayudar a valorar la necesidad de una evaluaci\u00f3n de impacto.<\/li>\n<\/ul>\n<p>La AEPD tambi\u00e9n dispone actualmente de una secci\u00f3n espec\u00edfica de orientaci\u00f3n para <strong>pymes, micropymes y profesionales<\/strong>, con gu\u00edas, herramientas y recursos destinados a facilitar la adaptaci\u00f3n y el cumplimiento.<\/p>\n<h2>Protecci\u00f3n de datos para peque\u00f1as empresas: pasos para empezar<\/h2>\n<p>Si una pyme quiere revisar su situaci\u00f3n en materia de protecci\u00f3n de datos, puede empezar por un proceso sencillo.<\/p>\n<h3>Paso 1. Haz inventario de los datos<\/h3>\n<p>Identifica qu\u00e9 datos personales maneja la empresa y d\u00f3nde est\u00e1n almacenados.<\/p>\n<h3>Paso 2. Identifica los tratamientos<\/h3>\n<p>Determina para qu\u00e9 se utilizan esos datos: clientes, empleados, proveedores, marketing, etc.<\/p>\n<h3>Paso 3. Revisa las bases jur\u00eddicas<\/h3>\n<p>Comprueba que cada tratamiento cuenta con una base legal adecuada.<\/p>\n<h3>Paso 4. Revisa la informaci\u00f3n que proporcionas<\/h3>\n<p>Comprueba formularios, contratos, comunicaciones y pol\u00edtica de privacidad.<\/p>\n<h3>Paso 5. Revisa los proveedores<\/h3>\n<p>Identifica qu\u00e9 terceros tienen acceso a datos personales y comprueba que las relaciones est\u00e1n correctamente formalizadas.<\/p>\n<h3>Paso 6. Revisa las medidas de seguridad<\/h3>\n<p>Analiza qui\u00e9n puede acceder a la informaci\u00f3n y qu\u00e9 medidas existen para protegerla.<\/p>\n<h3>Paso 7. Documenta y revisa<\/h3>\n<p>El cumplimiento no deber\u00eda quedarse en una revisi\u00f3n puntual. Los tratamientos, proveedores, herramientas y procesos de una empresa cambian con el tiempo.<\/p>\n<p>La protecci\u00f3n de datos debe revisarse cuando cambian los procesos de negocio o se incorporan nuevos tratamientos.<\/p>\n<h2>\u00bfQu\u00e9 debe tener en cuenta una pyme en 2026?<\/h2>\n<p>Aunque el RGPD lleva aplic\u00e1ndose desde 2018, la protecci\u00f3n de datos contin\u00faa evolucionando junto con la tecnolog\u00eda.<\/p>\n<p>La utilizaci\u00f3n de:<\/p>\n<ul>\n<li>Inteligencia artificial.<\/li>\n<li>Servicios cloud.<\/li>\n<li>Herramientas colaborativas.<\/li>\n<li>CRM.<\/li>\n<li>Plataformas de marketing.<\/li>\n<li>Aplicaciones SaaS.<\/li>\n<li>Videoconferencia.<\/li>\n<li>Automatizaci\u00f3n.<\/li>\n<li>Anal\u00edtica de datos.<\/li>\n<\/ul>\n<p>puede implicar nuevos tratamientos o nuevas formas de utilizar informaci\u00f3n personal.<\/p>\n<p>Por eso, una pyme no deber\u00eda plantearse el cumplimiento del RGPD como una tarea cerrada.<\/p>\n<p>Cada vez que una empresa incorpora una nueva tecnolog\u00eda o modifica un proceso que implica datos personales, conviene revisar qu\u00e9 impacto tiene sobre la protecci\u00f3n de datos.<\/p>\n<h2>La protecci\u00f3n de datos debe formar parte de la gesti\u00f3n de la pyme<\/h2>\n<p>La protecci\u00f3n de datos para pymes no consiste \u00fanicamente en adaptar una pol\u00edtica de privacidad o disponer de determinados documentos.<\/p>\n<p>Implica conocer qu\u00e9 informaci\u00f3n personal trata la empresa, por qu\u00e9 la necesita, c\u00f3mo la utiliza, qui\u00e9n puede acceder a ella y qu\u00e9 medidas existen para protegerla.<\/p>\n<p>El RGPD se aplica desde mayo de 2018 y la AEPD contin\u00faa proporcionando recursos espec\u00edficos para ayudar a pymes y profesionales a cumplir sus obligaciones. Entre ellos destaca Facilita RGPD, adem\u00e1s de otras herramientas y gu\u00edas disponibles actualmente.<\/p>\n<p>Si tu empresa trata datos personales, revisar peri\u00f3dicamente estos procesos puede ayudarte a detectar carencias y mejorar la protecci\u00f3n de la informaci\u00f3n que gestionas.<\/p>\n<p>Si necesitas revisar la seguridad de los sistemas que utilizas para almacenar y gestionar informaci\u00f3n empresarial, <strong>en ABD podemos ayudarte a analizar tu entorno tecnol\u00f3gico y las medidas de protecci\u00f3n disponibles.<\/strong><\/p>\n<p><a href=\"https:\/\/www.abd.es\/en\/contacto\/\"><strong>Get in touch with ABD<\/strong><\/a> y protege la informaci\u00f3n de tu empresa.<\/p>","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>La protecci\u00f3n de datos para pymes es una obligaci\u00f3n que afecta a cualquier empresa que trate datos personales, ya sean de clientes, empleados, proveedores o colaboradores. 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