{"id":9729,"date":"2020-05-18T12:15:30","date_gmt":"2020-05-18T10:15:30","guid":{"rendered":"https:\/\/www.abd.es\/?p=17025"},"modified":"2026-04-21T14:04:16","modified_gmt":"2026-04-21T12:04:16","slug":"pildora-para-administradores-de-microsoft-365-permisos-para-compartir-a-usuarios-externos","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.abd.es\/en\/2020\/05\/pildora-para-administradores-de-microsoft-365-permisos-para-compartir-a-usuarios-externos\/","title":{"rendered":"Permisos para compartir a usuarios externos en Microsoft 365"},"content":{"rendered":"<h2>Compartir archivos en Microsoft 365 de forma segura<\/h2>\n<p>Estamos en una \u00e9poca en la que el teletrabajo se ha impuesto por necesidades evidentes debido al estado de alarma en el que estamos inmersos. Nosotros mismos o los usuarios de otras empresas estamos teletrabajando y necesitamos mantener las relaciones que de una manera normal estar\u00edamos estableciendo.<\/p>\n<p>Sin embargo, estas condiciones actuales pueden hacer que necesitemos <strong>compartir archivos o carpetas en <a href=\"https:\/\/www.abd.es\/en\/microsoft-365-empresa\/\">Microsoft 365<\/a> con usuarios externos<\/strong>, lo que introduce riesgos si no se gestiona correctamente.<\/p>\n<p>Aqu\u00ed es donde entra en juego una correcta configuraci\u00f3n de <strong>permisos para compartir en OneDrive y SharePoint Online.<\/strong><\/p>\n<h2>Importancia de configurar permisos externos en Microsoft 365<\/h2>\n<p>Una labor muy importante del administrador de Microsoft 365 es configurar los permisos necesarios para que la organizaci\u00f3n pueda compartir con seguridad esos datos al exterior.<\/p>\n<p>This enables organizations to:<\/p>\n<ul>\n<li>Evitar accesos no autorizados<\/li>\n<li>Proteger datos sensibles<\/li>\n<li>Controlar qui\u00e9n accede a la informaci\u00f3n<\/li>\n<li>Cumplir pol\u00edticas de seguridad y compliance<\/li>\n<\/ul>\n<p><strong>Un error en esta configuraci\u00f3n puede exponer informaci\u00f3n cr\u00edtica de la empresa.<\/strong><\/p>\n<h2>C\u00f3mo configurar permisos para compartir en Microsoft 365<\/h2>\n<p>Para ello, Microsoft 365 ofrece al administrador diferentes opciones para controlar c\u00f3mo los usuarios comparten archivos externamente.<\/p>\n<p>Vamos a ver c\u00f3mo acceder a estas opciones paso a paso.<\/p>\n<h3>Acceso a los centros de administraci\u00f3n<\/h3>\n<p>Una vez estamos en el portal de Microsoft 365, hemos de acceder a los <strong>Centros de Administraci\u00f3n<\/strong>, que se encuentran en las opciones de configuraci\u00f3n en la parte inferior izquierda.<\/p>\n<p><a href=\"https:\/\/www.abd.es\/wp-content\/uploads\/2020\/05\/web1-1.png\"><img fetchpriority=\"high\" decoding=\"async\" class=\"aligncenter size-full wp-image-17028\" src=\"https:\/\/www.abd.es\/wp-content\/uploads\/2020\/05\/web1-1.png\" alt=\"P\u00edldora para Administradores de Microsoft 365: permisos para compartir a usuarios externos\" width=\"810\" height=\"728\" \/><\/a><\/p>\n<p>Como vemos en la imagen superior, vamos a: <strong>\u201cTodos los Centros de Administraci\u00f3n\u201d<\/strong><\/p>\n<p>Desde aqu\u00ed tendremos acceso a la configuraci\u00f3n global de todas las aplicaciones.<\/p>\n<p>Seleccionamos <strong>OneDrive<\/strong>.<\/p>\n<h2>Configuraci\u00f3n de uso compartido en OneDrive y SharePoint<\/h2>\n<p>Ahora s\u00f3lo hemos de seleccionar la opci\u00f3n de <strong>\u201cUso Compartido\u201d<\/strong>.<\/p>\n<p><a href=\"https:\/\/www.abd.es\/wp-content\/uploads\/2020\/05\/web2-1.png\"><img decoding=\"async\" class=\"aligncenter size-full wp-image-17034\" src=\"https:\/\/www.abd.es\/wp-content\/uploads\/2020\/05\/web2-1.png\" alt=\"P\u00edldora para Administradores de Microsoft 365: permisos para compartir a usuarios externos\" width=\"1762\" height=\"799\" \/><\/a><\/p>\n<p>Aqu\u00ed podremos ver el estado de nuestra configuraci\u00f3n respecto a las posibilidades de compartir archivos con usuarios externos.<\/p>\n<h3>Niveles de permisos disponibles<\/h3>\n<p>Microsoft 365 <strong>ofrece cuatro niveles de seguridad<\/strong> tanto para OneDrive como para SharePoint Online:<\/p>\n<ul>\n<li><strong>Cualquiera con el enlace<\/strong><\/li>\n<\/ul>\n<p>Permite acceso sin autenticaci\u00f3n (menos seguro)<\/p>\n<ul>\n<li><strong>Usuarios externos nuevos y existentes<\/strong><\/li>\n<\/ul>\n<p>Permite compartir con usuarios espec\u00edficos mediante email<\/p>\n<ul>\n<li><strong>Usuarios existentes<\/strong><\/li>\n<\/ul>\n<p>Solo usuarios externos previamente registrados<\/p>\n<ul>\n<li><strong>Solo dentro de la organizaci\u00f3n<\/strong><\/li>\n<\/ul>\n<p>M\u00e1ximo nivel de seguridad (sin acceso externo)<\/p>\n<p><strong>Recomendaci\u00f3n:<\/strong> usar el nivel intermedio para mantener control sin perder flexibilidad.<\/p>\n<h2>Control avanzado de permisos en SharePoint Online<\/h2>\n<p>Como vemos, podemos restringir los permisos para que los usuarios de nuestra organizaci\u00f3n puedan compartir documentos con usuarios externos.<\/p>\n<p>Adem\u00e1s, es posible:<\/p>\n<ul>\n<li>Definir permisos espec\u00edficos por sitio<\/li>\n<li>Limitar descarga de archivos<\/li>\n<li>Controlar caducidad de enlaces<\/li>\n<li>Auditar accesos<\/li>\n<\/ul>\n<p>Esto permite una <strong>gesti\u00f3n de incidencias y control de accesos mucho m\u00e1s precisa.<\/strong><\/p>\n<h2>Buenas pr\u00e1cticas para compartir archivos externamente<\/h2>\n<p>Para mejorar la seguridad en Microsoft 365, te recomendamos:<\/p>\n<ul>\n<li>Evitar enlaces abiertos sin autenticaci\u00f3n<\/li>\n<li>Revisar peri\u00f3dicamente accesos externos<\/li>\n<li>Aplicar pol\u00edticas de expiraci\u00f3n de enlaces<\/li>\n<li>Formar a los usuarios en buenas pr\u00e1cticas<\/li>\n<li>Utilizar autenticaci\u00f3n multifactor (MFA)<\/li>\n<\/ul>\n<p>Estas pr\u00e1cticas ayudan a evitar brechas de seguridad y mejorar el control del dato.<\/p>\n<h2>Conclusion<\/h2>\n<p>Configurar correctamente los <strong>permisos para compartir a usuarios externos en Microsoft 365<\/strong> es fundamental en entornos de trabajo actuales.<\/p>\n<p>No se trata solo de compartir informaci\u00f3n, sino de hacerlo: <strong>de forma segura, controlada y alineada con la estrategia IT de la empresa.<\/strong><\/p>\n<p>Una buena configuraci\u00f3n permite mejorar la colaboraci\u00f3n sin comprometer la seguridad.<\/p>\n<p>\u00bfQuieres asegurarte de que tu entorno Microsoft 365 est\u00e1 bien configurado?<\/p>\n<p class=\"translation-block\">At <a href=\"https:\/\/www.abd.es\/en\/\" target=\"_self\"><strong>ABD Consulting and IT Solutions<\/strong><\/a>, we help you:<\/p>\n<ul>\n<li>Auditar tu configuraci\u00f3n de seguridad<\/li>\n<li>Definir pol\u00edticas de compartici\u00f3n seguras<\/li>\n<li>Optimizar OneDrive y SharePoint<\/li>\n<\/ul>\n<p><strong><a href=\"https:\/\/www.abd.es\/en\/contacto\/\">Contact us<\/a> y protege tus datos empresariales desde hoy<\/strong><\/p>","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Compartir archivos en Microsoft 365 de forma segura Estamos en una \u00e9poca en la que el teletrabajo se ha impuesto por necesidades evidentes debido al estado de alarma en el que estamos inmersos. 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