The cierre contable en Dynamics NAV es un proceso esencial para cerrar el ejercicio correctamente y garantizar la fiabilidad de la información financiera. Si trabajas con Microsoft Dynamics NAV (Navision), realizar este procedimiento de forma ordenada te permitirá generar balances, cuentas de pérdidas y ganancias, libros oficiales y preparar la contabilidad para el siguiente ejercicio sin incidencias.
En esta guía explicamos cómo hacer el cierre contable en Dynamics NAV paso a paso, detallando cada fase del proceso y las recomendaciones para evitar errores.
¿Qué es el cierre contable en Dynamics NAV?
El cierre contable consiste en finalizar un ejercicio fiscal, regularizar las cuentas de ingresos y gastos y preparar la apertura del siguiente ejercicio.
At Dynamics NAV, este procedimiento se realiza mediante diferentes procesos integrados que permiten mantener la integridad de la información contable y cumplir con las obligaciones legales.
Básicamente son cuatro pasos:
- Cerrar los periodos contables.
- Realizar la regularización contable.
- Asignar el número de asiento por periodo.
- Modificar las fechas permitidas de registro.
Una vez completado el proceso, será posible generar informes como:
- Balance de situación.
- Cuenta de Pérdidas y Ganancias.
- Libro Diario.
- Informes oficiales de contabilidad.
1. Cierre de periodos contables en Dynamics NAV
Acceder a la lista de periodos contables
Localice la ventana Lista de periodos contables.
La lista muestra una entrada para cada mes indicando:
Inicio del ejercicio.
Estado del periodo (abierto o cerrado).
Dynamics NAV es un sistema muy flexible y no presupone que el ejercicio contable coincida con el año natural. Por ejemplo, puede comenzar en septiembre, algo habitual en centros educativos.
Cómo cerrar un ejercicio contable
Para cerrar un ejercicio, el primer paso consiste en utilizar la opción Fijar cierre.
Al seleccionar esta opción, el sistema mostrará un aviso indicando el siguiente periodo pendiente de cierre.
Tras confirmar la operación, dicho periodo quedará marcado como cerrado.
Posteriormente podrá utilizar la opción Crear ejercicio, que generará automáticamente el siguiente ejercicio contable disponible.
Es importante destacar que no es obligatorio crear el nuevo ejercicio inmediatamente después del cierre, ya que Dynamics NAV permite crear varios ejercicios futuros aunque los anteriores permanezcan abiertos.
2. Regularización contable
Cómo generar el asiento de regularización
El siguiente paso consiste en elaborar el asiento de regularización, mediante el cual las cuentas de gastos e ingresos se trasladan a la cuenta de resultados correspondiente (habitualmente la cuenta 129 en el Plan General Contable español).
Acceda a la opción:
Asiento de Regularización
En esta ventana deberá indicar:
- Fecha final del ejercicio.
- Libro y sección.
- Número de documento.
- Descripción del asiento (por ejemplo, Regularización 20XX).
- Cuenta de ajuste por redondeo de divisas, si procede.
También es posible realizar la regularización por:
- Empresa.
- Dimensiones.
Esta última opción resulta especialmente útil cuando la empresa utiliza dimensiones analíticas para el seguimiento de costes o centros de beneficio.
Una vez ejecutado el proceso, el sistema generará automáticamente el asiento de regularización.
La fecha de registro aparecerá precedida por la letra U, indicando que corresponde al último movimiento registrado en dicha fecha.
3. Asignar número de asiento por periodo
Ordenar correctamente los asientos contables
Dynamics NAV permite registrar asientos sin seguir estrictamente el orden cronológico.
Sin embargo, antes de generar los libros oficiales es necesario ejecutar el proceso Asignar número de asiento periodo, que ordenará todos los movimientos por fecha.
Para ello:
- Acceda a Registro Movimientos Contabilidad.
- Abra la pestaña Acciones.
- Seleccione Asignar número de asiento periodo.
Desde la versión NAV 2018 Cumulative Update 9, esta funcionalidad se encuentra disponible directamente desde la ventana Movimientos de Contabilidad.
Una vez numerados los asientos, será posible obtener correctamente el Libro Diario Oficial.
El sistema reserva automáticamente el asiento número 1 para la apertura del ejercicio.
4. Modificar las fechas permitidas de registro
Evitar registros contables en ejercicios cerrados
El último paso del cierre contable consiste en limitar las fechas permitidas de registro.
Desde la Configuración de Contabilidad se establecen las fechas entre las que los usuarios podrán registrar movimientos.
Con esta configuración se evita que, por error, algún usuario contabilice operaciones en ejercicios ya cerrados o regularizados.
Esta medida ayuda a preservar la integridad de la información financiera y evita modificaciones posteriores no deseadas.
Buenas prácticas para un cierre contable sin errores
Antes de cerrar definitivamente un ejercicio en Dynamics NAV, conviene comprobar que:
- Todos los movimientos pendientes están contabilizados.
- No existen documentos sin registrar.
- Las conciliaciones bancarias están finalizadas.
- Se han realizado los procesos de regularización.
- Los usuarios tienen restringidas las fechas de registro tras el cierre.
Seguir estas recomendaciones reduce incidencias y facilita las auditorías posteriores.
Beneficios de realizar correctamente el cierre contable en Dynamics NAV
Realizar correctamente el cierre contable permite:
- Mejorar la calidad de la información financiera.
- Obtener balances fiables.
- Cumplir con las obligaciones fiscales.
- Reducir errores durante auditorías.
- Preparar el siguiente ejercicio con mayor seguridad.
Además, las empresas que trabajan actualmente con Microsoft Dynamics NAV y están valorando migrar a Dynamics 365 Business Central podrán aprovechar procesos todavía más automatizados para la gestión financiera.
Somos especialistas en Dynamics NAV y Business Central
At ABD Consulting and IT Solutions ayudamos a las empresas a optimizar sus procesos financieros tanto en Dynamics NAV como en Business Central.
Si necesitas ayuda para realizar el cierre contable, optimizar tu ERP o planificar una migración a Business Central, nuestro equipo puede acompañarte durante todo el proceso.
Contact us y descubre cómo mejorar la gestión contable de tu empresa.
Frequently Asked Questions
¿Qué es el cierre contable en Dynamics NAV?
Es el proceso mediante el cual se finaliza un ejercicio fiscal, se regularizan las cuentas y se prepara el siguiente ejercicio contable.
¿Cuántos pasos tiene el cierre contable en Dynamics NAV?
Generalmente consta de cuatro fases: cierre de periodos, regularización, asignación de número de asiento y configuración de fechas de registro.
¿Se puede crear un nuevo ejercicio sin cerrar el anterior?
Sí. Dynamics NAV permite crear ejercicios futuros aunque todavía no se haya cerrado el ejercicio anterior.
¿Por qué es importante asignar el número de asiento por periodo?
Porque garantiza el correcto orden cronológico de los asientos antes de generar los libros oficiales de contabilidad.
¿Qué ocurre si no se limitan las fechas de registro?
Los usuarios podrían registrar movimientos en ejercicios ya cerrados, alterando la información contable y generando inconsistencias.