Hace un año publicamos un artículo en el que hacíamos referencia a los iconos de estado de los documentos de OneDrive cuando lo sincronizamos con nuestro PC. Hoy retomamos este artículo por la importancia que tiene y añadimos que esto es válido también para la sincronización de las diferentes bibliotecas de documentos que hagamos de SharePoint Online.
Con las licencias empresariales de Office 365 se incluye la posibilidad de obtener un repositorio de almacenamiento en la nube de 1 Tb. Esto se consigue con OneDrive y este almacenamiento es para cada uno de los usuarios que lo tengan activado.
Este repositorio es accesible desde el portal Web de Office 365. Ahí se pueden cargar nuestros documentos, crear carpetas y compartirlas para, más tarde, poder trabajar con ellos en otro lugar, con otro dispositivo y con otra conexión a Internet.
As you may already know, another way to work is directly from the Windows File Explorer. You simply need to click the Sync button in OneDrive from the web, so your files synchronize with your local device—or multiple devices if you choose to sync them on more than one.
Although this is not the main focus of this post, it’s worth noting that the system allows you to select which items you want to synchronize.
Una vez sincronizados los elementos podrá verlos en su explorador de archivos de Windows. Aquí es donde vamos a poder trabajar sobre nuestros archivos, crear nuevos o modificarlos. Y para ello, tendremos que tener muy claro que significa cada uno de los iconos que aparecen al lado de nuestros documentos.
This icon indicates that OneDrive is synchronizing your files or folders because it has detected a change. It’s essential to wait until this icon changes before working on the document again. If a file or folder keeps this icon for a long time, it may be due to its large size or because there are many items queued for synchronization.
El icono nube nos hace saber que estos archivos sólo están disponibles si el equipo está conectado a Internet. Lo positivo de mantener los archivos en línea es que no consumen espacio en nuestro disco duro local.
If the cloud icon appears with a “person” symbol, it means that the file or folder is shared with one or more users.
The green checkmark icon indicates that an item that was previously online has been downloaded to your device. You can access this file even without an internet connection. If you make any changes, they will sync to the cloud once the connection is restored.
This icon, showing a white checkmark on a green background, indicates that the document will always be kept on your device. Of course, any changes will continue to sync whenever they occur. The file will be accessible even offline and will occupy local disk space.
Remember that you can change the status of any OneDrive item by right‑clicking on it. This allows you to choose the option that best fits how you want to work with each file.
Esta es una pequeña pincelada para que los usuarios, en general, de Office 365 y, en particular, de OneDrive puedan identificar el estado de sus archivos y adapten sus elementos a lo que demanda su trabajo en cada momento. En futuras publicaciones seguiremos abordando temas sobre Office 365 que sean de utilidad para el usuario final.
Si desea más información sobre la sincronización de archivos y carpetas de OneDrive y SharePoint Online no dude en ponerse en contacto con nosotros y le ayudaremos.