Cómo guardar filtros y crear vistas en Dynamics NAV

Guardar filtros en Dynamics NAV es una de esas funciones que muchos usuarios desconocen y que puede ahorrar muchísimo tiempo en el trabajo diario. Si necesitas acceder siempre a los mismos registros filtrados, puedes crear vistas personalizadas sin necesidad de programar ni realizar desarrollos adicionales.

Según la teoría de bases de datos, una vista es una consulta que se presenta como una tabla virtual obtenida a partir de una o varias tablas relacionadas.

At Microsoft Dynamics NAV, además de este concepto técnico, los usuarios disponen de una funcionalidad muy práctica que permite guardar filtros y crear vistas personalizadas para acceder rápidamente a la información que utilizan con mayor frecuencia.

Esta funcionalidad está disponible para cualquier usuario, sin conocimientos de programación ni de acceso a bases de datos.

Por ejemplo, si alguna vez te has preguntado:

• ¿Puedo guardar un filtro para no tener que volver a configurarlo?
• ¿Es posible abrir una lista y que aparezcan directamente los registros filtrados?
• ¿Cómo crear una vista personalizada en Dynamics NAV?

La respuesta es sí.

¿Qué son las vistas en Dynamics NAV?

Las vistas en Dynamics NAV permiten guardar una configuración personalizada de una lista junto con sus filtros.

De esta forma, cada vez que abras esa vista, NAV mostrará automáticamente únicamente los registros que cumplen los criterios definidos.

Es una función especialmente útil para:

• Consultar siempre los pedidos pendientes.
• Mostrar únicamente los clientes de una delegación.
• Acceder al histórico de facturas de un cliente concreto.
• Revisar documentos por comercial o responsable.

Todo ello sin necesidad de volver a aplicar filtros cada vez que accedes a la ventana.

Cómo guardar una vista en Dynamics NAV paso a paso

Veamos el proceso con un ejemplo sencillo.

1. Accede a la lista que quieras personalizar

En este ejemplo abrimos la ventana Lista del histórico de facturas de venta.

2. Selecciona la opción «Guardar como vista»

Haz clic sobre el título de la ventana y selecciona la opción Guardar como vista.

3. Asigna un nombre a la vista

Introduce un nombre que permita identificar fácilmente su contenido.

En este ejemplo utilizaremos:

Lista histórico facturas venta [10000]

ya que queremos mostrar únicamente las facturas del cliente 10000.

4. Reinicia Dynamics NAV

Tras reiniciar el cliente, la nueva vista aparecerá automáticamente en el menú Inicio.

5. Aplica los filtros que necesites

Accede a la nueva vista y configura los filtros deseados.

6. Guarda la vista

Una vez definidos los filtros, selecciona Guardar vista.

A partir de ese momento, Dynamics NAV recordará automáticamente esos filtros, incluso aunque cierres la aplicación y vuelvas a iniciar sesión más adelante.

Ventajas de guardar filtros y vistas en Dynamics NAV

Utilizar vistas personalizadas ofrece numerosas ventajas en el trabajo diario:

• Evita configurar los mismos filtros repetidamente.
• Reduce el tiempo de búsqueda de información.
• Facilita el acceso rápido a listas utilizadas con frecuencia.
• Mejora la productividad de los usuarios.
• Permite trabajar siempre con la información relevante.

En departamentos como administración, compras, ventas o logística, esta funcionalidad puede ahorrar muchos minutos cada día.

Limitaciones de las vistas en Dynamics NAV

Aunque las vistas son muy útiles, conviene conocer algunas limitaciones.

Las vistas creadas por el usuario siempre parten de una Page existente. Es decir, no permiten consultar directamente las tablas de la base de datos, sino que utilizan la información mostrada en una ventana ya creada dentro de Dynamics NAV.

Si necesitas realizar consultas más avanzadas o acceder directamente a los datos, existen otros métodos más sofisticados mediante desarrollo o consultas específicas, aunque eso ya requiere conocimientos técnicos.

¿Cuándo merece la pena utilizar vistas personalizadas?

Las vistas son especialmente recomendables cuando trabajas habitualmente con los mismos criterios de búsqueda.

Algunos ejemplos habituales son:

• Facturas de un cliente concreto.
• Pedidos pendientes de envío.
• Clientes por vendedor.
• Artículos de una familia determinada.
• Documentos pendientes de contabilizar.

Si accedes varias veces al día a la misma información, crear una vista personalizada puede mejorar significativamente tu productividad.

Conclusion

Guardar filtros y crear vistas en Dynamics NAV es una funcionalidad sencilla, pero con un gran impacto en el trabajo diario.

En pocos segundos puedes personalizar tus listas para acceder siempre a la información que necesitas, evitando repetir búsquedas y ganando agilidad en el uso del ERP.

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