The novedades de SharePoint Online presentadas por Microsoft en 2018 incorporaron mejoras para consultar información sobre documentos y organizar sitios relacionados. El objetivo era facilitar la colaboración, ayudar a los usuarios a encontrar lo que necesitan y mejorar el acceso a la información de la empresa.
Microsoft continúa evolucionando sus herramientas de productividad y colaboración de Microsoft 365. En su momento, SharePoint Online recibió nuevas funcionalidades orientadas a mejorar la experiencia de los usuarios y facilitar el trabajo diario.
En este artículo repasamos dos de aquellas mejoras: la información contextual sobre documentos y sitios, y la incorporación de los SharePoint Hub Sites, una opción para agrupar sitios relacionados dentro de una organización.
1. Más información sobre documentos y sitios de SharePoint Online
En un entorno de colaboración, encontrar rápidamente la información adecuada es fundamental. Los usuarios necesitan localizar documentos, conocer su contexto y saber si otras personas están trabajando con ellos.
Una de las mejoras presentadas para SharePoint Online permitía consultar información adicional al pasar el cursor por encima de determinados documentos o sitios.
Esta información contextual facilitaba la consulta de datos relevantes sin necesidad de abrir cada elemento individualmente.
Entre las posibilidades descritas se encontraban:
- Consultar información sobre documentos y sitios directamente desde la interfaz.
- Indicar que te gusta un contenido mediante la opción correspondiente.
- Comprobar el número de visualizaciones de un documento.
- Identificar quién ha trabajado o está trabajando en un documento, cuando esa información está disponible.
Estas opciones estaban orientadas a ofrecer más contexto sobre los contenidos compartidos y ayudar a los usuarios a localizar información útil para sus tareas.
El objetivo es reducir el tiempo dedicado a buscar información y facilitar que los usuarios comprendan mejor el contexto de los documentos con los que trabajan.
2. SharePoint Hub Sites: organiza los sitios relacionados
Otra de las novedades presentadas en aquel momento fueron los SharePoint Hub Sites, o sitios centrales de SharePoint.
Esta funcionalidad permite asociar diferentes sitios de SharePoint relacionados entre sí para facilitar su organización y navegación dentro de una misma estructura.
Por ejemplo, una organización puede tener sitios dedicados a distintos departamentos, proyectos o áreas de actividad. Cuando estos sitios comparten una temática o unos objetivos, agruparlos mediante un sitio central puede ayudar a que los usuarios encuentren la información relacionada con mayor facilidad.
¿Qué ventajas ofrecen los SharePoint Hub Sites?
La agrupación de sitios relacionados permite:
- Organizar mejor la información: reunir sitios vinculados por un departamento, proyecto o temática.
- Facilitar la navegación: ayudar a los usuarios a localizar los espacios de trabajo relacionados.
- Mejorar el acceso a los contenidos: establecer una estructura común para sitios que forman parte de una misma área de trabajo.
- Favorecer la colaboración: facilitar que los usuarios encuentren información y recursos relacionados con sus actividades.
Los Hub Sites ofrecen una forma de organizar los sitios de SharePoint en función de cómo trabaja la empresa. Su utilidad depende de que la estructura responda a las necesidades reales de los equipos y de que los usuarios puedan encontrar fácilmente los contenidos que necesitan.
3. SharePoint Online y la evolución de las herramientas de colaboración
Las mejoras de SharePoint Online forman parte de la evolución de las herramientas de productividad de Microsoft. Su objetivo es facilitar el acceso a la información, mejorar la organización de los contenidos y ofrecer a los usuarios una experiencia de colaboración más eficiente.
Tanto la información contextual sobre documentos como la agrupación de sitios relacionados responden a una necesidad común: encontrar la información adecuada y acceder a ella con menos esfuerzo.
Si tu empresa utiliza SharePoint Online, conviene revisar cómo están organizados los sitios, cómo comparten información los equipos y qué opciones de la plataforma pueden ayudar a mejorar el trabajo diario.
Ten en cuenta que este artículo recoge funcionalidades presentadas en 2018. Para conocer las opciones disponibles actualmente, es recomendable consultar la documentación vigente de Microsoft, ya que las características y la experiencia de uso pueden haber evolucionado.
¿Quieres aprovechar mejor SharePoint Online en tu empresa?
At ABD Consulting and IT Solutions ayudamos a las empresas a trabajar con las herramientas de Microsoft y a valorar cómo aprovechar sus posibilidades de colaboración y productividad.
Si necesitas organizar los espacios de trabajo de tu empresa, mejorar el acceso a la información o revisar el uso que haces de SharePoint Online, podemos ayudarte a estudiar las opciones más adecuadas.
¿Quieres mejorar la colaboración de tu equipo con Microsoft 365?
Get in touch with ABD y cuéntanos qué necesitas.