The notas en Dynamics NAV permiten añadir comentarios, enviar notificaciones a otros usuarios y mantener toda la información importante vinculada a un documento o registro. Es una funcionalidad sencilla, pero muy útil para mejorar la colaboración y evitar perder información durante los procesos diarios.
Desde la versión 2013 de Microsoft Dynamics NAV está disponible una utilidad que ayuda a aumentar la productividad de los usuarios: el FactBox Notas, también conocido como cuadro de notas.
Gracias a esta funcionalidad, es posible dejar anotaciones sobre pedidos, clientes, artículos o cualquier otro registro sin necesidad de recurrir al correo electrónico o a herramientas externas.
¿Qué es el FactBox Notas en Dynamics NAV?
The FactBox Notas es un panel que permite incorporar información adicional sobre cualquier registro del ERP.
Por ejemplo, puedes añadir comentarios como:
- «Ojo a este pedido.»
- «Cliente pendiente de confirmación.»
- «Revisar condiciones comerciales antes de facturar.»
Estas notas permanecen asociadas al proceso completo, acompañando al documento durante todo su ciclo de vida.
Por ejemplo, una nota creada en un pedido de venta también podrá consultarse posteriormente desde:
- El pedido original.
- El albarán generado.
- La factura resultante.
Esto facilita enormemente el seguimiento de la información entre departamentos.
¿Para qué sirven las notas en Dynamics NAV?
Las notas permiten mejorar la comunicación interna sin abandonar el propio ERP.
Entre sus principales usos destacan:
- Añadir observaciones sobre clientes.
- Compartir instrucciones entre usuarios.
- Report incidents.
- Dejar recordatorios.
- Facilitar el seguimiento de pedidos.
- Evitar consultas repetitivas entre departamentos.
En definitiva, convierten Dynamics NAV en una herramienta mucho más colaborativa.
¿Dónde pueden utilizarse las notas?
The FactBox Notas puede incorporarse en:
- Listas.
- Fichas.
- Pedidos.
- Documents.
- Páginas de tareas.
En el Role Center, esta funcionalidad aparece bajo el nombre Mis notificaciones, aunque su configuración es ligeramente diferente.
Limitaciones del FactBox Notas
Conviene tener presente una limitación importante.
Aunque cualquier usuario puede consultar las notas existentes, solo es posible crear nuevas notas desde el cliente de Windows de Microsoft Dynamics NAV.
No es posible añadir nuevas notas utilizando:
- Cliente Web.
- Cliente para tabletas.
Cómo crear una nota en Dynamics NAV
Crear una nota es muy sencillo.
1. Abre el registro correspondiente
Puede tratarse de:
- Un pedido de venta.
- Un cliente.
- Un artículo.
- Cualquier otra ficha del sistema.
2. Activa el FactBox Notas
Si el panel no aparece visible, personaliza la página para mostrar el FactBox Notas.
3. Crea una nueva nota
Haz clic en:
«Haga clic aquí para crear una nueva nota»
A continuación escribe el texto.
Cada nota admite hasta 30 líneas.
4. Indica el destinatario
En el campo To, selecciona el usuario que recibirá la nota.
Puede ser:
- Otro usuario.
- Tú mismo.
Cómo enviar una notificación desde una nota
Una de las funciones más interesantes consiste en convertir una nota en una notificación.
Para ello únicamente debes activar la opción:
Notificar
Cuando guardes la nota:
- El usuario recibirá un aviso en Mis notificaciones.
- También podrá visualizarla desde su Role Center.
Además, al hacer doble clic sobre la notificación, Dynamics NAV abrirá automáticamente el documento relacionado.
Esto permite acceder al pedido o al registro directamente, sin necesidad de buscarlo manualmente.
Es importante tener en cuenta que cada nota solo puede enviarse a un destinatario.
Ventajas de utilizar notas en Dynamics NAV
Aunque se trata de una funcionalidad sencilla, aporta numerosas ventajas:
- Centraliza toda la información dentro del ERP.
- Evita el uso innecesario del correo electrónico.
- Mejora la comunicación entre departamentos.
- Facilita el seguimiento de pedidos y documentos.
- Reduce errores derivados de información dispersa.
- Aumenta la productividad de los usuarios.
Son pequeñas mejoras que, utilizadas de forma habitual, agilizan notablemente el trabajo diario.
Conclusion
The notas en Dynamics NAV son una funcionalidad muy útil para compartir información, dejar instrucciones y mantener el contexto de cada documento dentro del propio ERP.
Gracias al FactBox Notas y al sistema de notificaciones, los usuarios pueden colaborar de forma más eficiente y acceder rápidamente a toda la información relevante sin abandonar el registro sobre el que están trabajando.
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