¿Desea que todos los correos de sus usuarios incorporen el mismo texto de declinación de responsabilidades?
¿Quiere hacerlo una sola vez para todos ellos?
En este blog vamos a ver cómo crear contenido que queremos que aparezca en todos los correos que salgan de nuestra organización de Office 365, tras la firma del remitente, como puede ser el texto de declinación de responsabilidades.
Accede al Centro de administración de Exchange Online
Para ello, desde el Centro de Administración, nos vamos a Exchange.
Crea una regla de flujo de correo para la declinación de responsabilidad
Seguido, vamos a Flujo de correo > Reglas y seleccionamos Aplicar declinación de responsabilidades.
Configura la regla de declinación de responsabilidad en Office 365
A partir de aquí, solo hemos de rellenar los campos correspondientes.
Para empezar, ponemos un nombre a la regla para identificarla.
At «Aplicar esta regla si…» es donde seleccionamos el origen del remitente del correo. En nuestro caso, como queremos que se aplique a todos los correos que salgan de nuestra infraestructura de Office 365, seleccionamos que el remitente está ubicado «Dentro de la organización».
Ya solo nos queda pulsar en «Escribir texto…» y editar aquello que queremos que aparezca.
Añade condiciones adicionales a la regla
Más abajo podemos pulsar Más opciones si deseamos agregar nuevas condiciones.
Y tendríamos algo así, donde aparecen nuevas posibilidades de incluir más condicionantes a nuestra regla.
Programa cuándo se aplicará la regla
También podremos decidir si queremos que esta regla se aplique sola o incluso proponer un intervalo de tiempo de ejecución.
Personaliza el aviso legal de tus correos electrónicos
En futuras publicaciones, relacionadas con este elemento, veremos que se pueden agregar imágenes, enlaces a páginas web, redes sociales y otros elementos para personalizar aún más la declinación de responsabilidad.
Conclusion
Configurar una declinación de responsabilidad en Office 365 mediante las reglas de flujo de correo de Exchange Online permite incorporar automáticamente avisos legales o información corporativa en todos los correos electrónicos enviados por la organización.
De esta forma se simplifica la administración, se mantiene una imagen corporativa homogénea y se evita que cada usuario tenga que gestionar manualmente este tipo de textos.
Configura Exchange Online con la ayuda de ABD
At ABD Consulting and IT Solutions ayudamos a empresas a administrar y proteger su entorno de Microsoft 365 and Exchange Online. Si necesitas configurar reglas de flujo de correo, avisos legales, firmas corporativas o reforzar la seguridad de tu correo electrónico, nuestro equipo puede ayudarte a implantar la solución más adecuada para tu organización.