Exportar una factura PDF de Business Central a OneDrive es una de las automatizaciones más útiles para ahorrar tiempo y mejorar la gestión documental con Power Automate.
¿Necesitas exportar una factura como PDF desde Business Central a OneDrive con Power Automate? ¿Quieres llevar tus flujos de trabajo al siguiente nivel?
En esta guía te mostramos paso a paso cómo automatizar el proceso para que los documentos generados en Dynamics 365 Business Central se almacenen automáticamente en OneDrive, evitando tareas manuales y mejorando la productividad.
Integración entre Power Automate y Business Central
La integración entre Power Automate y Dynamics 365 Business Central permite ejecutar flujos de trabajo directamente desde un registro seleccionado.
Gracias a esta funcionalidad, los usuarios pueden automatizar procesos habituales como:
- Exportar facturas PDF.
- Guardar documentos en OneDrive o SharePoint.
- Enviar documentación por correo electrónico.
- Generar aprobaciones automáticas.
- Integrar Business Central con otras aplicaciones empresariales.
Steps to export a PDF invoice in Business Central
¿Cómo funciona el proceso?
Gracias al desencadenador «Para un registro seleccionado» del conector de Business Central, los flujos pueden aparecer automáticamente en páginas concretas del ERP o en todas aquellas que utilicen una tabla determinada.
Comenzamos en Power Automate creando un Flujo de nube instantánea.
We give a name to the flow.
Para este ejemplo utilizamos el disparador:
«Para un registro seleccionado (V3)»
Seleccionamos la página 143 (Facturas de Venta Registradas) como la única fuente en la que el flujo de trabajo debe ser visible dentro de Business Central.
Configurar el desencadenador del flujo
Observando el disparador, podemos comprobar que los parámetros:
- Nombre del entorno
- Nombre de la empresa
son opcionales.
Si se dejan vacíos, el flujo estará disponible para cualquier entorno y cualquier empresa.
En este ejemplo ambos parámetros se completan para limitar el alcance del flujo.
Recuperar el registro de factura en Business Central
Una vez definido el disparador, debemos configurar las acciones necesarias para:
- Recuperar la referencia del registro.
- Obtener el contenido PDF del documento.
- Guardar automáticamente el archivo en OneDrive.
Obtener registro
Para recuperar un registro específico de Dynamics 365 Business Central utilizamos la acción:
«Obtener registro»
Seleccionamos:
- Tabla API: salesInvoices
- Id. de fila: Id. del sistema
De esta forma Power Automate identifica exactamente la factura seleccionada.
Obtener el contenido PDF de la factura
Una vez recuperado el registro, necesitamos acceder al PDF generado por Business Central.
Utilizar la acción «Obtener una imagen, archivo o documento»
Para ello utilizamos la acción:
«Obtener una imagen, archivo o documento»
Esta acción requiere:
- Ruta del elemento: pdfDocumentContent
- Identificador del registro recuperado anteriormente.
Con ello obtenemos el contenido completo de la factura en formato PDF.
Guardar automáticamente la factura PDF en OneDrive
Crear archivo en OneDrive
Una vez disponible el contenido PDF, utilizamos la acción:
«Crear archivo»
del conector de OneDrive.
Esta acción permite:
- Definir la carpeta de destino.
- Asignar el nombre del archivo.
- Guardar automáticamente el documento PDF.
Una vez guardado el flujo, aparecerá en Business Central dentro del menú:
Automate
Desde ese momento cualquier usuario autorizado podrá ejecutarlo directamente desde una factura registrada.
Tras lanzar el flujo, el resultado será la generación automática de la factura PDF en la carpeta configurada de OneDrive.
Ventajas de exportar facturas de Business Central a OneDrive
Automatizar este proceso aporta beneficios inmediatos para cualquier organización.
Gestión documental más eficiente
Las facturas se almacenan automáticamente sin intervención manual.
Menos errores administrativos
Se eliminan descargas manuales y posibles errores al guardar documentos.
Higher productivity
Los usuarios pueden centrarse en tareas de mayor valor añadido.
Integration with Microsoft 365
Los documentos quedan disponibles dentro del ecosistema Microsoft, facilitando su acceso y colaboración.
¿Por qué utilizar Power Automate con Business Central?
Power Automate se ha convertido en una de las herramientas más potentes para automatizar procesos empresariales dentro de Microsoft 365 y Dynamics 365.
Algunas de las automatizaciones más habituales incluyen:
- Exportación automática de documentos.
- Integración con SharePoint y OneDrive.
- Envío de correos automáticos.
- Procesos de aprobación.
- Actualización de datos entre aplicaciones.
- Notificaciones automáticas.
Gracias a estas capacidades, las empresas pueden optimizar procesos, reducir costes operativos y mejorar la eficiencia de sus equipos.
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