Integrar Dynamics NAV with Office 365 y SharePoint Online permite centralizar documentos, trabajar con Excel y Word y facilitar el acceso a la información empresarial.
Microsoft Dynamics NAV puede integrarse con Office 365 y SharePoint Online para almacenar documentos en línea y facilitar el trabajo de los usuarios con las aplicaciones de Microsoft Office.
Esta integración resulta especialmente útil cuando los usuarios necesitan exportar información de Dynamics NAV a Excel o Word, trabajar con esos documentos y almacenarlos en una ubicación centralizada.
¿Cómo integrar Dynamics NAV con Office 365?
La integración entre Dynamics NAV, Office 365 y SharePoint Online permite configurar el ERP para conectarse con los servicios de Office 365 y utilizar SharePoint como repositorio de documentos.
Cuando se exportan datos de Microsoft Dynamics NAV a Microsoft Excel, Microsoft Word u otros productos de Microsoft Office, es posible configurar Dynamics NAV para almacenar los datos en SharePoint Online y acceder posteriormente a ellos desde Office 365.
De esta forma, Dynamics NAV actúa como origen de la información y SharePoint Online como plataforma para almacenar y gestionar los documentos generados.
Configurar Dynamics NAV con Office 365
En Microsoft Dynamics NAV es necesario configurar la información correspondiente a la cuenta de Office 365 para que el ERP pueda conectarse con los servicios de Office 365 y SharePoint Online.
Esta configuración permite establecer cómo se gestionarán los documentos y dónde se almacenarán los archivos temporales generados durante determinadas operaciones.
Gestión de archivos temporales en SharePoint Online
Microsoft Dynamics NAV guarda versiones temporales de los archivos en la biblioteca de documentos configurada cuando un usuario exporta datos a Excel o abre un documento en Microsoft Word.
Por este motivo, es recomendable establecer un mecanismo para eliminar periódicamente estos archivos temporales de la biblioteca de documentos.
Por ejemplo, se puede configurar un proyecto en la cola de proyectos de Microsoft Dynamics NAV que vacíe la carpeta correspondiente.
También es posible utilizar otras herramientas para eliminar los archivos temporales almacenados en SharePoint Online.
Esto permite evitar que la biblioteca de documentos termine acumulando archivos que ya no son necesarios.
¿Dónde se almacenan los archivos temporales?
Si se quiere utilizar una única carpeta para almacenar los archivos temporales de todos los usuarios, es necesario especificar una cuenta de usuario compartida.
En caso contrario, los archivos temporales de cada usuario se almacenarán en su repositorio de documentos personal dentro de SharePoint.
Por tanto, antes de configurar la integración conviene decidir qué modelo de almacenamiento se adapta mejor a las necesidades de la organización.
Configurar una carpeta para cada usuario
También se puede configurar una carpeta específica para cada usuario que vaya a guardar documentos temporales cuando, por ejemplo, exporte información desde Dynamics NAV a Excel.
Cuando un usuario exporta información a Excel o abre un documento en Word, deberá especificar el nombre de usuario y la contraseña correspondientes a su cuenta de Office 365.
Una vez autenticado, el documento se abrirá y podrá trabajar con él desde la aplicación correspondiente.
Trabajar con Dynamics NAV y SharePoint Online
Una cuenta de Office 365 proporciona acceso a SharePoint Online, donde se pueden crear sitios y subsitios adaptados a las necesidades de cada organización.
Una vez configurada la estructura de SharePoint, se puede configurar Microsoft Dynamics NAV para utilizar las bibliotecas de documentos correspondientes.
Esto permite establecer una conexión entre la información generada desde Dynamics NAV y los repositorios documentales de SharePoint Online.
Recomendaciones para integrar Dynamics NAV con SharePoint
Para conseguir una experiencia de uso más sencilla para los usuarios, es recomendable tener en cuenta varios aspectos de la configuración.
1. Agregar SharePoint Online a los sitios de confianza
Se recomienda agregar el sitio de SharePoint Online correspondiente a los sitios de confianza de los navegadores utilizados por los usuarios.
Por ejemplo, si el sitio de SharePoint es:
https://Cronus.sharepoint.com
se puede agregar esta dirección a los sitios de confianza desde las opciones de Internet del navegador.
Si se utiliza un subsitio, como:
https://Cronus.sharepoint.com/Subsidiary
también deberá configurarse según corresponda.
2. Conectar SharePoint Online con Word y Excel
Otra posibilidad es utilizar la acción Conectar a Office de SharePoint Online para agregar la biblioteca de documentos a las aplicaciones de Office, como Word y Excel.
Esto facilita que los usuarios puedan guardar documentos directamente en las bibliotecas de SharePoint.
Como alternativa, los usuarios pueden escribir o pegar la ruta de acceso de la biblioteca de documentos en el cuadro de diálogo Guardar como cuando quieran almacenar un documento.
3. Revisar los permisos de SharePoint Online
La gestión de permisos es uno de los puntos más importantes de la integración entre Dynamics NAV y SharePoint Online.
Todos los usuarios deben disponer de los permisos necesarios para acceder a las bibliotecas de documentos configuradas.
Si Dynamics NAV utiliza repositorios de documentos personales para cada usuario, estos no tendrán acceso a los documentos almacenados en los repositorios de otros usuarios.
Por el contrario, si se utiliza una cuenta compartida y un repositorio de documentos compartido, es necesario configurar correctamente los permisos de SharePoint Online.
¿Qué permisos necesitan los usuarios?
En función del escenario, se deben configurar diferentes niveles de acceso.
Todos los usuarios deberían tener acceso de lectura a la biblioteca de documentos.
Additionally:
- Cada usuario debe tener acceso de escritura a la carpeta que contiene sus archivos temporales.
- Esta carpeta suele ser una subcarpeta personal dentro de la ubicación especificada en el campo Carpeta de la ventana Config. almacenamiento doc. en línea.
- Se recomienda restringir el acceso a los archivos mediante permisos específicos en las carpetas individuales.
El objetivo es que cada usuario pueda trabajar con los documentos que necesita sin conceder más permisos de los necesarios.
Un ejemplo práctico de integración entre Dynamics NAV y SharePoint
Imaginemos que un usuario trabaja con información de clientes en Microsoft Dynamics NAV y necesita analizarla en Excel.
El flujo sería, de forma simplificada:
Dynamics NAV → Exportación a Excel → SharePoint Online → Microsoft Excel
El usuario puede exportar la información desde Dynamics NAV y utilizar SharePoint Online como repositorio para el documento generado.
Otro escenario podría producirse cuando un usuario abre un documento de Word asociado a información de Dynamics NAV y necesita almacenarlo en una biblioteca documental compartida.
En ambos casos, la integración permite combinar la información del ERP con las herramientas de productividad de Microsoft 365.
Seguridad y permisos al utilizar Dynamics NAV con SharePoint
La integración no debería limitarse a conseguir que los documentos se almacenen correctamente. También es importante establecer quién puede acceder a cada información.
Por ejemplo, imaginemos que todos los usuarios pueden enviar una lista de clientes de Dynamics NAV a Excel.
Esto no significa necesariamente que todos deban poder consultar los archivos generados por el resto de usuarios.
Por eso, es recomendable configurar los permisos de las carpetas individuales de SharePoint Online para que solo los usuarios correspondientes tengan acceso a los documentos que contienen información empresarial.
Una correcta configuración de permisos ayuda a evitar accesos innecesarios y permite mantener un mayor control sobre la información exportada desde Dynamics NAV.
¿Qué ventajas aporta integrar Dynamics NAV con Office 365?
La integración entre Dynamics NAV, Office 365 y SharePoint Online permite conectar el ERP con las herramientas que los usuarios utilizan habitualmente.
Entre sus principales ventajas podemos destacar:
- Centralización de documentos en SharePoint Online.
- Trabajo con información de Dynamics NAV desde Excel y Word.
- Acceso a los documentos desde el entorno de Microsoft 365.
- Gestión de permisos sobre las bibliotecas y carpetas.
- Mayor facilidad para compartir y almacenar documentos.
- Integración del ERP con el ecosistema Microsoft.
In short, integrar Dynamics NAV con Office 365 y SharePoint Online permite aprovechar conjuntamente las capacidades de gestión empresarial del ERP y las herramientas de productividad y gestión documental de Microsoft.
Dynamics NAV y Office 365, una integración útil para la empresa
La integración de Dynamics NAV con Office 365 y SharePoint Online facilita el trabajo con documentos generados a partir de la información del ERP y permite aprovechar herramientas como Word y Excel dentro del ecosistema Microsoft.
Sin embargo, para que la integración funcione correctamente es importante prestar atención tanto a la configuración de las cuentas y bibliotecas de documentos como a la gestión de permisos y archivos temporales.
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