Actualizar Business Central puede ser más económico si se planifica bien la versión, las personalizaciones, los informes y los datos que realmente necesita la empresa.
La evolución de Microsoft Dynamics desde NAV hasta Dynamics 365 Business Central ha supuesto importantes cambios tecnológicos y funcionales. Por eso, muchas empresas que utilizan versiones anteriores se plantean actualizar Business Central, migrar desde Dynamics NAV o incluso replantear parte de su solución.
Pero actualizar no significa necesariamente trasladar todo lo existente a la nueva versión.
Dependiendo del volumen de personalizaciones, el tamaño de la base de datos, los informes utilizados y la antigüedad de la solución, una reimplementación parcial puede ser más adecuada que una actualización completa.
La clave está en analizar qué merece la pena conservar, qué puede sustituirse por funcionalidad estándar y qué elementos deberían modernizarse antes de afrontar el proyecto.
¿Actualizar Business Central o reimplementar la solución?
Antes de comenzar una actualización de Business Central conviene responder a una pregunta fundamental:
¿Necesitamos trasladar todo lo que tenemos actualmente o es un buen momento para revisar la solución?
En algunos proyectos, la mejor opción no consiste en realizar una actualización técnica manteniendo toda la estructura existente. Puede ser más eficiente realizar una reimplementación, conservando los datos realmente necesarios, como:
- Datos maestros.
- Saldos vivos.
- Datos de inventario.
- Configuraciones necesarias.
- Información histórica que realmente deba mantenerse.
Este planteamiento puede ser especialmente interesante cuando la solución acumula muchos años de personalizaciones, funcionalidades que ya no se utilizan o desarrollos que actualmente cubre el estándar de Business Central.
Revisar antes de migrar
Antes de decidir cómo actualizar Business Central, conviene analizar:
- Qué funcionalidades utiliza realmente la empresa.
- Qué personalizaciones siguen siendo necesarias.
- Qué desarrollos ya están cubiertos por el estándar.
- Qué informes se utilizan actualmente.
- Qué datos históricos deben conservarse.
- Qué integraciones siguen siendo necesarias.
- Qué aplicaciones o extensiones de terceros están instaladas.
Estandarizar la solución siempre que sea posible puede reducir tanto el coste del proyecto actual como el de futuras actualizaciones.
Los 4 factores que más influyen en el coste de actualizar Business Central
Desde el punto de vista de una actualización global, existen varios elementos que pueden determinar una parte importante de la inversión.
En este artículo nos centraremos en cuatro especialmente relevantes:
- Personalizaciones
- Add-ons y extensiones
- Mantenerse actualizado
- Reports
La idea no es únicamente reducir el coste de la actualización actual, sino preparar Business Central para que las próximas actualizaciones sean más sencillas.
1. Personalizaciones: reducir el código que hay que adaptar
Las personalizaciones son uno de los elementos que más pueden influir en el coste de una actualización de Business Central.
Con la evolución de Dynamics NAV hacia Business Central también cambió el modelo de desarrollo. C/AL dejó paso a AL y al desarrollo mediante extensiones, utilizando Visual Studio Code.
Por tanto, cuando una empresa conserva personalizaciones desarrolladas en versiones antiguas de NAV, es necesario analizar cómo trasladarlas al entorno actual.
Microsoft utiliza actualmente las extensiones como uno de los mecanismos principales para ampliar Business Central sin modificar directamente la aplicación base. Las extensiones permiten ampliar tablas, páginas, informes, código y otros elementos de la aplicación. (Microsoft Learn)
Convertir las personalizaciones en extensiones
Si una personalización sigue siendo necesaria, el objetivo debería ser llevarla al modelo de extensibilidad de Business Central.
Una extensión permite mantener la funcionalidad personalizada separada de la aplicación estándar.
Esto tiene una consecuencia importante a largo plazo: cuanto más estandarizada esté la solución y mejor estructuradas estén sus extensiones, más sencillo será gestionar futuras actualizaciones.
Pero hay un matiz importante: utilizar extensiones no significa que una actualización futura no requiera trabajo.
Cuando una extensión cambia de versión, puede ser necesario adaptar su código, realizar pruebas o ejecutar procesos de actualización de datos. Microsoft contempla precisamente mecanismos específicos para actualizar extensiones y sus datos entre versiones. (Microsoft Learn)
Por eso, la estrategia adecuada no es simplemente «convertir a extensiones», sino desarrollar extensiones mantenibles, probarlas y reducir al mínimo las modificaciones innecesarias del estándar.
Cada personalización que elimines o estandarices hoy puede evitar trabajo en futuras actualizaciones.
2. Add-ons: revisa qué aplicaciones necesitas realmente
Históricamente, desde Navision y Dynamics NAV, muchas empresas han utilizado add-ons para ampliar las capacidades del ERP.
Estos complementos pueden seguir siendo una parte importante de una solución Business Central, pero antes de actualizar conviene revisar su situación actual.
La pregunta no debería ser únicamente:
«¿Podemos mantener este add-on?»
También conviene preguntarse:
«¿Seguimos necesitando esta funcionalidad y cómo está resuelta actualmente en Business Central?»
Comprueba la estrategia de cada extensión
Antes de comenzar una actualización, revisa cada aplicación o extensión de terceros y comprueba:
- Si sigue siendo necesaria.
- Si existe una versión compatible con la versión de Business Central de destino.
- Si el fabricante mantiene la solución.
- Si la funcionalidad ya está disponible en el estándar.
- Qué proceso de actualización requiere.
- Qué datos mantiene y cómo se migran.
Microsoft proporciona mecanismos para gestionar y actualizar extensiones entre versiones, pero las aplicaciones de terceros también deben mantenerse compatibles con la versión de Business Central utilizada. (Microsoft Learn)
Eliminar un add-on que ya no aporta valor puede ser tan importante para reducir costes como optimizar una personalización propia.
3. Mantente actualizado para reducir el coste de futuras actualizaciones
Una de las estrategias más importantes para reducir el coste de actualización es evitar acumular demasiadas versiones de diferencia.
Cuanto más antigua sea la versión de partida, más probable es que el proyecto tenga que abordar cambios acumulados en:
- Código.
- Estructura de datos.
- Personalizaciones.
- Extensiones.
- Informes.
- Integrations.
- Procesos de actualización.
Microsoft mantiene diferentes rutas de actualización para Business Central On-Premise y, dependiendo de la versión de origen, puede ser necesario pasar por versiones intermedias. Actualmente, por ejemplo, las rutas soportadas para Business Central On-Premise establecen diferentes pasos según la versión desde la que se realiza la actualización. (Microsoft Learn)
Por eso, mantener Business Central razonablemente actualizado no solo permite acceder a nuevas funcionalidades: también ayuda a evitar que la deuda técnica se acumule.
Actualizar Business Central con regularidad
La diferencia entre actualizar de forma periódica y esperar muchos años puede ser considerable.
No es lo mismo abordar una actualización desde una versión relativamente reciente que enfrentarse a una solución que acumula varios ciclos de evolución, personalizaciones antiguas y desarrollos que ya no siguen el modelo actual.
La estrategia debería ser:
Actualizar → probar → documentar → mantener → volver a actualizar.
De esta forma, cada proyecto puede ser más controlable que una gran actualización después de muchos años.
¿Y si utilizas Business Central Online?
En Business Central Online, Microsoft gestiona las actualizaciones del servicio dentro de su modelo de servicio en la nube, lo que reduce la carga asociada a mantener la plataforma por parte del cliente.
Sin embargo, esto no significa que las empresas puedan olvidarse de sus personalizaciones y extensiones. Las extensiones deben seguir siendo compatibles y pueden requerir actualizaciones o pruebas ante cambios de versión. Microsoft dispone de procedimientos específicos para actualizar extensiones y sus datos. (Microsoft Learn)
That is to say:
La nube reduce el esfuerzo de actualización de la plataforma, pero no elimina la necesidad de mantener correctamente las aplicaciones y personalizaciones.
Además, Business Central Online se actualiza mediante las versiones del servicio que Microsoft publica periódicamente. Actualmente, Microsoft mantiene diferentes versiones y rutas de actualización para sus entornos Online y On-Premise. (Microsoft Learn)
4. Informes: revisa cuáles necesitas antes de migrarlos
La migración de informes puede representar una parte importante del trabajo de una actualización, especialmente cuando una empresa ha acumulado durante años informes personalizados.
Por eso, no tiene sentido migrar automáticamente todos los informes existentes.
Antes de comenzar el proyecto, conviene clasificarlos.
Clasifica los informes de Business Central
Una revisión previa puede dividir los informes en cuatro grupos:
1. Informes que se utilizan habitualmente
Deben mantenerse y adaptarse a la nueva versión.
2. Informes que ya no se utilizan
Conviene eliminarlos en lugar de invertir tiempo en migrarlos.
3. Informes utilizados únicamente como parte de procesos internos
Hay que comprobar si realmente necesitan conservar su diseño actual o si puede sustituirse el proceso.
4. Informes que pueden resolverse mejor con herramientas de análisis
Algunos análisis pueden trasladarse a herramientas como Power BI, dependiendo de las necesidades de la empresa.
No migres por defecto todo lo que existe
Un proyecto de actualización es una buena oportunidad para revisar el inventario de informes.
Migrar un informe que nadie utiliza no aporta valor, pero sí puede añadir horas al proyecto.
Por eso, antes de actualizar Business Central, conviene identificar qué informes son realmente críticos para la actividad diaria.
¿Cómo reducir el coste de actualizar Business Central?
Los cuatro factores anteriores pueden resumirse en una estrategia sencilla:
| Factor | Qué conviene hacer |
|---|---|
| Personalizaciones | Eliminar las innecesarias y llevar las necesarias al modelo de extensiones |
| Add-ons | Revisar cuáles siguen siendo necesarios y su compatibilidad |
| Versiones | Evitar acumular demasiados saltos de versión |
| Reports | Eliminar los que ya no se utilizan y revisar alternativas |
A esto añadiría otros aspectos que conviene revisar antes de empezar:
- Datos históricos: decidir qué información debe conservarse.
- Integraciones: comprobar qué conexiones siguen siendo necesarias.
- Procesos: revisar si los procedimientos actuales pueden simplificarse.
- Pruebas: preparar escenarios de prueba antes de la actualización.
- Formación: planificar la adaptación de los usuarios a los cambios.
El objetivo no debería ser simplemente actualizar Business Central gastando menos, sino conseguir una solución más sencilla de mantener para que la siguiente actualización también requiera menos esfuerzo.
¿Actualizar Business Central o reimplementar?
No existe una única estrategia válida para todas las empresas.
Una actualización puede tener sentido cuando:
- La versión de origen es relativamente reciente.
- La estructura de datos sigue siendo válida.
- Las personalizaciones son necesarias y están bien documentadas.
- Las integraciones siguen siendo necesarias.
- Los informes están controlados.
- La empresa quiere conservar una parte importante de su histórico.
En cambio, una reimplementación puede ser interesante cuando:
- La solución acumula demasiadas personalizaciones.
- Existen funcionalidades que ya no se utilizan.
- Muchos desarrollos ya están cubiertos por el estándar.
- Hay demasiados informes antiguos.
- La empresa quiere revisar procesos.
- Se desea comenzar con una solución más estandarizada.
En determinados escenarios de migración hacia Business Central Online, Microsoft contempla incluso una estrategia de reimplementación, en la que se migran únicamente datos esenciales en lugar de trasladar toda la solución existente. Para Dynamics NAV, Microsoft también distingue actualmente entre una migración completa y una reimplementación según el escenario. (Microsoft Learn)
Por tanto, antes de decidir «cómo actualizar», conviene decidir qué merece realmente la pena llevar a la nueva solución.
¿Qué ocurre si vienes de Dynamics NAV?
Si todavía trabajas con Dynamics NAV o Navision, la situación requiere un análisis específico.
Dynamics NAV llegó a su versión final en 2017 y Microsoft establece actualmente enero de 2028 como final del soporte extendido. Para pasar de NAV a Business Central Online, Microsoft indica que es necesario actualizar primero a Business Central On-Premise y después realizar el cambio a Business Central Online, siguiendo las rutas soportadas. (Microsoft Learn)
Además, las personalizaciones de código de NAV tienen una importancia especial: Microsoft indica que los datos de tablas con personalizaciones de código no pueden trasladarse directamente en determinados escenarios de migración a Business Central Online salvo que esas personalizaciones se conviertan a extensiones AL. (Microsoft Learn)
Por eso, si tu punto de partida es NAV, la antigüedad de la versión, el código personalizado y la estrategia de datos deben analizarse antes de definir el proyecto.
Planifica la actualización de Business Central pensando en el futuro
Una actualización no debería plantearse únicamente para resolver una necesidad actual.
El verdadero ahorro está en conseguir que la siguiente actualización sea más sencilla que la anterior.
Para ello, conviene apostar por:
- Menos personalizaciones innecesarias.
- Más funcionalidad estándar.
- Extensiones bien mantenidas.
- Menos informes obsoletos.
- Menos dependencia de desarrollos antiguos.
- Una estrategia clara de actualización de versiones.
- Documentación de las personalizaciones e integraciones.
- Pruebas periódicas de las funcionalidades críticas.
Actualizar Business Central con una visión a largo plazo puede reducir el esfuerzo acumulado de mantenimiento y futuras actualizaciones.
¿Quieres actualizar Business Central minimizando costes?
Si estás planteando una actualización de Dynamics 365 Business Central, no conviene empezar directamente por la migración técnica.
Primero hay que analizar la solución actual: versión, personalizaciones, extensiones, informes, datos e integraciones.
At ABD podemos ayudarte a evaluar tu entorno actual de Business Central, identificar qué merece la pena conservar y definir una estrategia de actualización orientada a reducir costes tanto ahora como en futuras versiones.
¿Estás pensando en actualizar Business Central? Get in touch with ABD y analizamos tu caso.