¿ERP local o en la nube? Elegir cómo implementar el sistema de gestión de una empresa es una decisión que afecta a los costes, la seguridad, la flexibilidad y el crecimiento futuro del negocio.
Tengo una pequeña o mediana empresa, ¿qué software de gestión y contabilidad debo implementar? ¿Qué modelo es el correcto? ¿Qué debo tener en cuenta?
Son preguntas habituales cuando llega el momento de sustituir un sistema de gestión que se ha quedado pequeño u obsoleto. Las organizaciones evolucionan y, con ellas, aumentan el número de operaciones, los usuarios y la complejidad de los procesos.
La elección no consiste únicamente en decidir qué ERP utilizar. También hay que determinar cómo se va a implementar y dónde se va a ejecutar.
En este artículo analizamos cuatro escenarios: ERP local, ERP en la nube pública, ERP hospedado y ERP en nube privada, para ayudarte a identificar qué modelo puede encajar mejor con las necesidades de tu empresa.
¿Qué debes tener en cuenta antes de elegir un ERP?
Antes de elegir una opción de implementación ERP para tu empresa, es recomendable evaluar el ROI que puede proporcionar cada escenario.
El análisis debería realizarse con una visión a largo plazo y teniendo en cuenta factores como el crecimiento del número de usuarios, los costes de infraestructura, las necesidades de soporte y la evolución del negocio.
La opción elegida deberá tener sentido no solo desde el punto de vista económico, sino también desde la perspectiva de:
- Objetivos de negocio.
- Costes y retorno de la inversión.
- Seguridad y cumplimiento normativo.
- Necesidades tecnológicas.
- Rendimiento y disponibilidad.
- Escalabilidad.
- Capacidad del equipo interno de TI.
El cálculo del ROI no es inmediato y requiere medir determinadas variables. Sin embargo, antes de realizar un análisis exhaustivo podemos hacernos unas preguntas que nos ayudarán a determinar qué modelo de ERP puede ser más adecuado.
ERP local o en la nube: ¿qué modelo necesitas?
Para empezar, responde a estas cuatro preguntas:
1. ¿Cómo prefieres afrontar la inversión?
¿Quieres realizar una inversión inicial en el ERP, sin perjuicio de posibles fórmulas de financiación, o prefieres un modelo de suscripción periódica que se contabilice como gasto operativo?
2. ¿Dispones de personal de TI?
¿Tienes un equipo interno cualificado para gestionar servidores, software, actualizaciones y soporte o prefieres delegar estas tareas en un proveedor tecnológico?
3. ¿Tu actividad tiene una demanda variable?
¿Tu empresa tiene fuertes fluctuaciones o estacionalidad en el uso del ERP y puede necesitar aumentar o reducir usuarios o recursos?
4. ¿Existen requisitos específicos de seguridad o cumplimiento?
¿Hay requisitos regulatorios que restrinjan el almacenamiento o la gestión de datos fuera de los firewalls corporativos?
Las respuestas ayudan a determinar cuál de estos escenarios puede adaptarse mejor a tu organización:
- ERP local
- ERP en nube pública
- ERP hospedado
- ERP en nube privada
ERP local: control de la infraestructura y los datos
Con una implementación de ERP local, la infraestructura de servidores y el software son propiedad de la empresa y permanecen dentro de sus instalaciones o de los límites de su infraestructura y firewall.
La gestión queda a cargo de un equipo de TI interno o de un socio tecnológico.
Una de las principales características de este modelo es el control sobre la infraestructura, los datos y las aplicaciones. La empresa también asume una mayor responsabilidad sobre aspectos como la disponibilidad del sistema, el tiempo de actividad, la seguridad y los objetivos de recuperación ante desastres.
¿Cuándo puede interesar un ERP local?
El modelo local puede resultar interesante para empresas que:
- Necesitan mantener un control directo sobre su infraestructura.
- Disponen de personal de TI cualificado.
- Tienen requisitos específicos sobre dónde se almacenan los datos.
- Prefieren realizar una inversión inicial en infraestructura.
- Necesitan determinadas configuraciones o integraciones específicas.
Costes de un ERP local
La implementación de una solución ERP local suele asociarse a una inversión inicial en hardware, software, infraestructura y servicios de implantación.
Sin embargo, a largo plazo y dependiendo del número de usuarios y de las necesidades de la empresa, puede ofrecer un TCO —Coste Total de Propiedad— diferente al de un modelo basado en suscripción.
Por eso es importante no comparar únicamente el precio inicial de una solución ERP con la cuota mensual de un ERP en la nube.
Hay que considerar también:
- Inversión inicial.
- Mantenimiento de servidores.
- Actualizaciones.
- Personal de TI.
- Copias de seguridad.
- Seguridad.
- Energía y espacio.
- Conectividad.
- Recuperación ante desastres.
- Crecimiento previsto del número de usuarios.
ERP en la nube pública: flexibilidad y escalabilidad
La nube pública es uno de los modelos que más ha transformado la implementación de soluciones ERP.
Muchos proveedores ofrecen soluciones ERP preconfiguradas que pueden implementarse rápidamente, proporcionando a las pequeñas y medianas empresas una mayor agilidad.
Uno de los principales atractivos de un ERP en la nube es la reducción de las inversiones asociadas a la compra de hardware, software y espacio en un centro de datos propio.
En lugar de asumir toda esa infraestructura, la empresa utiliza los recursos proporcionados por el proveedor y normalmente paga mediante un modelo de suscripción.
Principales ventajas de un ERP en la nube
Una de las características más interesantes de este modelo es la elasticidad.
La infraestructura puede adaptarse a medida que aumenta o disminuye la demanda empresarial. Esto puede resultar especialmente útil para organizaciones con una plantilla variable o con una actividad estacional.
Entre sus principales ventajas podemos destacar:
- Menor inversión inicial en infraestructura.
- Mayor facilidad para escalar.
- Acceso al ERP desde diferentes ubicaciones.
- Reducción de las tareas de mantenimiento interno.
- Actualizaciones gestionadas por el proveedor.
- Mayor flexibilidad para incorporar usuarios.
- Menor dependencia del hardware propio.
- Mayor movilidad para los empleados.
Por ejemplo, una empresa que necesita incorporar temporalmente nuevos usuarios puede encontrar interesante un modelo que permita adaptar los recursos utilizados a las necesidades reales del negocio.
¿Qué ocurre con el mantenimiento del ERP en la nube?
En un modelo cloud, determinadas tareas que anteriormente recaían sobre el departamento de TI pasan a ser responsabilidad del proveedor.
Entre ellas pueden encontrarse aspectos relacionados con:
- Infraestructura.
- Mantenimiento.
- Actualizaciones.
- Seguridad.
- Copias de seguridad.
- Disponibilidad del servicio.
El tiempo de actividad del sistema suele estar regulado mediante un acuerdo de nivel de servicio (SLA).
Esto permite que los recursos internos de TI puedan centrarse en otras tareas que aporten valor al negocio.
ERP hospedado: una alternativa entre local y nube
El ERP hospedado es una variante que puede resultar interesante para determinadas empresas.
Algunos partners proporcionan un modelo de hospedaje privado para el suministro y utilización del ERP.
El funcionamiento es similar a una implementación local, pero con una diferencia fundamental: la empresa no tiene que administrar directamente su propio centro de datos.
La infraestructura y la administración de las aplicaciones quedan a cargo del partner tecnológico que ofrece el servicio de hospedaje.
¿Para quién puede ser interesante un ERP hospedado?
Este modelo puede ser especialmente útil para pymes que no disponen de personal de TI dedicado y quieren aprovechar la experiencia de un proveedor especializado.
Una solución hospedada puede proporcionar algunos de los beneficios asociados a la:
- Virtualización.
- Escalabilidad.
- Externalización de la infraestructura.
- Gestión especializada.
- Reducción de determinadas tareas internas de TI.
De esta forma, la empresa puede mantener un mayor control que en determinados escenarios de nube pública sin asumir toda la complejidad de gestionar su propia infraestructura.
ERP en nube privada: control y flexibilidad
La nube privada busca combinar algunas de las ventajas de una infraestructura controlada con las posibilidades de virtualización y escalabilidad asociadas al cloud.
En este escenario, la solución ERP se aloja en servidores dedicados dentro de la infraestructura de la empresa o en una infraestructura privada gestionada para ella.
La organización puede obtener ventajas relacionadas con el control, la fiabilidad, la seguridad y el cumplimiento, similares a las que encontramos en una implementación ERP local.
Al mismo tiempo, una infraestructura virtualizada puede facilitar un escalado progresivo de los recursos.
Ventajas de un ERP en nube privada
Entre las características de este modelo podemos destacar:
- Mayor control sobre la infraestructura.
- Recursos dedicados.
- Posibilidad de adaptar la infraestructura a las necesidades de la empresa.
- Mayor capacidad de personalización.
- Virtualización de recursos.
- Escalabilidad progresiva.
- Posibilidad de externalizar la administración.
La infraestructura de red y los servidores pueden diseñarse buscando un alto nivel de fiabilidad y rendimiento.
Además, la virtualización permite aprovechar mejor los recursos disponibles, reducir determinados costes de infraestructura y mantenimiento y mejorar la eficiencia del centro de datos.
ERP local vs. ERP en la nube: ¿qué diferencias existen?
Si todavía tienes dudas sobre ERP local o en la nube, esta comparación puede ayudarte a identificar las principales diferencias:
| Factor | ERP local | ERP en la nube |
|---|---|---|
| Infraestructura | Propiedad de la empresa | Gestionada por el proveedor |
| Inversión inicial | Generalmente mayor | Generalmente menor |
| Mantenimiento | Responsabilidad de la empresa o partner | Principalmente del proveedor |
| Escalabilidad | Depende de la infraestructura disponible | Mayor flexibilidad |
| Acceso remoto | Requiere infraestructura adecuada | Habitualmente integrado en el modelo |
| Actualizaciones | Gestionadas por la empresa | Gestionadas por el proveedor |
| Personal de TI | Mayor necesidad de recursos internos | Menor carga de infraestructura |
| Costes | Inversión + mantenimiento | Suscripción y servicios |
| Control de infraestructura | Alto | Delegado en el proveedor |
Esto no significa que el ERP en la nube sea siempre mejor que un ERP local. La decisión depende de las características de cada empresa, sus requisitos tecnológicos, económicos, operativos y regulatorios.
¿Qué modelo de ERP es mejor para una pyme?
No existe un único modelo de implementación ERP válido para todas las empresas.
Una pyme con un departamento de TI consolidado, requisitos específicos sobre infraestructura y necesidad de control puede valorar una solución local o privada.
Por el contrario, una empresa que busca reducir la inversión inicial, acceder al ERP desde diferentes ubicaciones, simplificar el mantenimiento y escalar con facilidad puede encontrar más interesante un ERP en la nube.
La pregunta correcta no es únicamente:
“¿Es mejor un ERP local o un ERP en la nube?”
La pregunta debería ser:
“¿Qué modelo de implementación de ERP se adapta mejor a las necesidades actuales y futuras de mi empresa?”
Ese cambio de perspectiva es importante porque la decisión debe tener en cuenta no solo el coste, sino también el crecimiento previsto del negocio.
ERP en la nube, local o privado: analiza el coste total
Una de las decisiones más habituales es comparar la inversión inicial de un ERP local con el coste recurrente de un ERP en la nube.
Pero comparar únicamente estas dos cifras puede llevar a conclusiones equivocadas.
Para tomar una decisión adecuada conviene calcular el TCO o Coste Total de Propiedad, incluyendo todos los costes asociados al ciclo de vida del ERP.
Por ejemplo:
ERP local
- Hardware.
- Licencias.
- Implementación.
- Mantenimiento.
- Actualizaciones.
- Personal técnico.
- Seguridad.
- Backup.
- Energía.
- Espacio.
- Conectividad.
ERP en la nube
- Suscripciones.
- Usuarios.
- Servicios de implementación.
- Personalización.
- Soporte.
- Integraciones.
- Servicios adicionales.
El análisis debería proyectarse varios años y contemplar también cómo crecerá el número de usuarios.
¿Y Microsoft Dynamics 365 Business Central?
Los productos Microsoft Dynamics 365 ofrecen diferentes posibilidades de implementación y modelos de licencia, incluyendo soluciones basadas en cloud y software como servicio (SaaS).
Para una pyme que busca un ERP moderno, Business Central permite centralizar áreas como finanzas, ventas, operaciones, proyectos y cadena de suministro.
Además, Microsoft destaca actualmente el acceso desde diferentes dispositivos, la integración con Microsoft 365 y las posibilidades de ampliación mediante aplicaciones y extensiones.
Por tanto, si estás valorando un cambio de ERP, no basta con analizar el software. También es importante estudiar qué modelo de despliegue encaja con tu infraestructura, tus usuarios, tu presupuesto y tus objetivos de crecimiento.
¿Cómo elegir el modelo de implementación de tu ERP?
Antes de tomar una decisión, te recomendamos analizar estos siete puntos:
- Número actual y futuro de usuarios.
- Presupuesto disponible y modelo de inversión.
- Recursos internos de TI.
- Necesidades de acceso remoto.
- Requisitos de seguridad y cumplimiento.
- Necesidades de integración y personalización.
- Previsión de crecimiento de la empresa.
Con esta información será mucho más sencillo comparar ERP local, ERP en la nube, ERP hospedado y nube privada con criterios objetivos.
Conclusión: elegir el ERP adecuado también implica elegir dónde ejecutarlo
Elegir un ERP no consiste únicamente en seleccionar una aplicación de gestión. También hay que decidir cómo se va a implementar, dónde se alojará y quién será responsable de su infraestructura y mantenimiento.
Un ERP local puede ofrecer un elevado nivel de control, mientras que un ERP en la nube aporta flexibilidad, escalabilidad y reduce la necesidad de gestionar infraestructura propia. El ERP hospedado y la nube privada representan otras alternativas para empresas con necesidades específicas.
Por eso, antes de tomar una decisión, conviene analizar el coste total, los recursos de TI disponibles, los requisitos de seguridad y cumplimiento y, sobre todo, cómo puede evolucionar la empresa durante los próximos años.
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