El uso de usuarios limitados en Dynamics NAV permite optimizar costes de licenciamiento sin perder funcionalidad en tareas concretas. Estos usuarios, pensados para roles con necesidades más acotadas, resultan ideales para empresas que buscan eficiencia y control en la gestión de accesos. En este artículo explicamos cómo configurarlos, qué permisos tienen y cómo gestionar su acceso a tablas de aplicación.
¿Qué son los usuarios limitados en Dynamics NAV?
Los usuarios limitados Dynamics NAV forman parte del modelo de licenciamiento Dynamics NAV. Su principal ventaja es que ofrecen:
- Coste reducido frente a usuarios completos.
- Acceso restringido a funciones y tablas específicas.
- Flexibilidad para cubrir roles de usuario Dynamics NAV que no requieren acceso total.
Configuración básica de usuarios limitados
En la ventana de usuarios puedes marcar el tipo de usuario como limitado. Sin embargo, aquí surge la gran pregunta:
Acceso a tablas de aplicación
- Los usuarios limitados pueden tener escritura en un máximo de tres tablas de aplicación (objetos del rango 0 – 99,999,999).
- No incluye la tabla de movimientos de contabilidad (tabla 17) ni otras relacionadas con permisos.
- Dynamics NAV cuenta automáticamente las primeras tres tablas de aplicación utilizadas en cada sesión.
- Además, existen 185 tablas predeterminadas en las que los usuarios limitados sí pueden escribir. (Consultar la guía de licenciamiento para la lista completa).
Cómo gestionar permisos de usuarios limitados
Aunque NAV estándar no ofrece control directo para restringir tablas específicas, se puede hacer mediante conjuntos de permisos Dynamics NAV.
Estrategia de configuración recomendada
- Crear un conjunto de permisos con lectura en todas las tablas.
- Añadir un segundo conjunto con permisos completos (insertar, modificar, eliminar) en las tablas predeterminadas.
- Configurar un conjunto adicional específico para las tres tablas extra que queramos habilitar.
De esta forma, cada nuevo usuario limitado se configura con:
- Permiso de lectura general.
- Permisos completos en tablas predeterminadas.
- Acceso a tres tablas de aplicación definidas por el administrador.
Así, evitamos que las tres tablas dependan de la primera sesión del usuario, asegurando un control más preciso.
Ventajas del modelo de licenciamiento con usuarios limitados
- Ahorro en licencias: ideal para empleados que solo necesitan acceso parcial.
- Flexibilidad: posibilidad de asignar permisos adaptados a cada rol.
- Control de seguridad: acceso acotado a tablas específicas según las políticas de la empresa.
Conclusión
La correcta configuración de usuarios limitados en Dynamics NAV permite optimizar el licenciamiento, reducir costes y mantener un control eficiente de los accesos. Con la estrategia de permisos adecuada, las empresas pueden aprovechar al máximo esta funcionalidad sin sacrificar seguridad ni productividad.
¿Quieres optimizar el uso de tus licencias y garantizar una correcta configuración de usuarios? En ABD Consultoría y Soluciones Informáticas contamos con expertos en Dynamics NAV y Business Central que pueden asesorarte. Contáctanos para más información.