La gestión y administración de citas con Microsoft Bookings

Mi reflexión de hoy va dirigida a aquellos que como yo tienen un perfil comercial dentro de las compañías y que en la mayoría de ocasiones no utilizamos muchas de las herramientas del mercado y que nos pueden facilitar el trabajo del día a día. Hoy precisamente me centraré en la herramienta para la gestión de citas, denominada Microsoft Bookings.

Es un herramienta sencilla pero muy intuitiva, te permite o mejor dicho, te facilita la programación y administración de citas. Te incluye un calendario de reservas que se integra con Outlook. Microsoft Bookings nos ayuda a realizar mediante Microsoft Teams citas virtuales y obtener una administración y programación diaria de nuestras citas.

Cualquiera de vosotros que tengan suscripciones de Microsoft 365 tales como:

Office 365: A3, A5, E1, E3, E5, F1, F3
Microsoft 365: A3, A5, E3, E5, F1, F3, Business Basic, Business Standard, Business Premium

Tendrán incluida esta herramienta de la que os hablo hoy.

Se utiliza en línea y por lo tanto no tienes que descargarte nada. Tus clientes solo verán el calendario Bookings que publiques en línea para los servicios, horas y personal que elijas. Es tan sencillo como agregar a miembros del equipo para que puedan compartir contigo calendario. Incluso desde el propio Microsoft Teams, existe una versión ligera.

Desde mi experiencia Microsoft Bookings, encaja muy bien en multitud de sectores. Bookings es una solución ideal tanto para clientes Enterprise como para pequeñas empresas (Pymes). Los sectores más representativos, tales como:

Servicios financieros: Consultas, servicios bancarios y de seguros, declaraciones de impuestos, etc.

Recursos Humanos(RR.HH.): Entrevistas a candidatos, Incorporación, asistencia para los beneficios formación y seminarios

Salud: Visitas de pacientes, colaboración de proveedor a proveedor, consultas de seguros

Sector público & gubernamental: Audiencias y juicios judiciales, servicios públicos, citas de departamento

Educación: Conferencias de padres y maestros, Ayuntamiento de la escuela, Visitas de estudiante-consejero

Educación: Educación superior, Horario de oficina, Tutoría, servicios para estudiantes, registro del examen

Venta minorista: Compras asistidas, programación del contratista, servicios de diseño

Necesidades generales Enterprise y pequeñas empresas: Reuniones de clientes y clientes, soporte técnico, revisiones legales, Instalaciones, etc…

Además nuestros empleados pueden usar Bookings, sin tener una cuenta de Microsoft 365, puedes agregar a cualquier personal con cualquier cuenta de correo y seguirán teniendo confirmación por mail, incluso invitación al calendario cuando reserven una cita para ellos. Puedes crear más de un calendario en la misma cuenta de Microsoft 365, incluso cambiar entre ellos.

Otras de las utilidades que me parece muy interesante es que las reuniones en línea están disponibles en Bookings cuando se usan los clientes Skype o Microsoft Teams. Además si configuramos directivas de programación, podremos establecer plazos máximos y mínimos de dichas citas. La confirmación de la reserva se envía a las bandejas de entrada del proveedor de servicios y del cliente. El correo electrónico de confirmación contiene un archivo adjunto *.ics, que se puede agregar al calendario del usuario con todos los detalles pertinentes de la cita.

Con el rol de administrador también podemos descargar informes de todas las reservas, la API de Bookings también se puede usar para recopilar estos datos con fines más personalizados y específicos. Puede crear calendarios de Bookings independientes para cada servicio, o bien puede ir a la pestaña Servicios, editar un servicio y, en la parte superior de la página, verá una opción para compartir una dirección URL solo para ese servicio específico.

Por último, podemos insertar un formulario de consentimiento para los que reserven una cita, personalizar el texto, agregar campos personalizados incluso un vínculo directamente al formulario.

Para vuestra tranquilidad los datos se almacenan en la plataforma de Microsoft 365 y Exchange, utilizando las propias directivas de seguridad y cumplimiento. La autenticación mediante la autenticación de Azure Active Directory normal (AAD).

 

 

Video explicativo: Microsoft Bookings

En ABD Consultoría y Soluciones Informáticas, podemos asesorarle y ayudarle a desplegar este tipo de herramienta para aumentar la productividad de su empresa.

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