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Cómo Realizar el Cierre y Generar el Libro Diario Oficial en Business Central

En este artículo, te guiaré a través de los pasos necesarios para realizar el cierre de un ejercicio y generar el libro diario oficial en Business Central. 

Este proceso incluye cerrar los períodos contables, realizar el asiento de regularización, asignar la numeración correlativa, imprimir el libro diario oficial y configurar restricciones de registro. 

Estos pasos son esenciales para cumplir con las normativas contables y mantener la integridad de tus informes financieros.

Importancia del Cierre y Generación del Libro Diario en Business Central

Aunque no soy director financiero, tengo el privilegio de trabajar muy de cerca con muchos de ellos, ayudándoles a optimizar sus procesos contables y administrativos.

Hoy quiero compartir con ustedes una guía detallada sobre un tema crucial para cualquier director financiero que utilice Business Central: cómo realizar el cierre de un ejercicio y generar el libro diario oficial. Cada año, muchos de nuestros clientes nos consultan sobre este proceso, y estoy aquí para desglosar los pasos de manera clara y sencilla.

 

Paso 1: Cerrar los Períodos Contables en Business Central

El primer paso en este proceso es cerrar los períodos contables del ejercicio que estamos finalizando. Para ello, debemos seguir estos pasos:

  1. Acceder a la Sección de Períodos Contables: Dentro de Business Central, vamos a la sección de períodos contables.
    Cierre Generar el Libro Diario Oficial Business Central. Paso 1
  2. Seleccionar el Ejercicio a Cerrar: En este caso, seleccionamos el ejercicio 2023.
  3. Confirmar el Cierre del Ejercicio: Al seleccionar “fijar cierre”, Business Central nos preguntará si deseamos cerrar el ejercicio entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de 2023. Confirmamos que sí.

Es importante verificar que todos los movimientos del año estén registrados y que todos los ajustes necesarios se hayan realizado antes de cerrar el ejercicio. De esta manera, evitamos posibles inconsistencias.

Paso 2: Realizar el Asiento de Regularización

Una vez cerrado el período contable, el siguiente paso es realizar el asiento de regularización:

  1. Acceder a la Opción de Asiento de Regularización: Nos dirigimos a la sección de asiento de regularización en Business Central.
    Cierre Generar el Libro Diario Oficial Business Central. Paso 2
  2. Regularizar las Cuentas del Grupo 6 y 7: Seleccionamos las cuentas del Grupo 6 y Grupo 7 y cargamos el saldo a la cuenta 129.
  3. Seleccionar un Libro Diario y una Sección: Elegimos un libro diario y una sección dentro del diario.
  4. Incluir Descripción y Número de Documento: Asignamos un número de documento, por ejemplo, «Reg 23», y un texto descriptivo como “Regularización 2023”.

Recomiendo revisar detalladamente las cuentas antes de proceder y usar descripciones claras para facilitar futuras auditorías.

Paso 3: Asignar la Numeración Correlativa

Para asegurar que el libro diario oficial tenga una numeración correlativa, seguimos estos pasos:

  1. Asignar Numeración desde Movimientos de Contabilidad: Dentro de Business Central, vamos a movimientos de contabilidad y asignamos la numeración.
    Cierre Generar el Libro Diario Oficial Business Central. Paso 3
  2. Establecer las Fechas de Numeración: Indicamos las fechas correctas, incluyendo la fecha de cierre del ejercicio.

Es crucial asegurarse de que no queden movimientos sin numerar y que todas las fechas sean correctas para evitar inconsistencias.

Paso 4: Imprimir el Libro Diario Oficial

Llegamos al paso de generar e imprimir el libro diario oficial:

  1. Generar el Libro Diario Oficial: Seleccionamos la opción de imprimir el libro diario oficial en Business Central.
    Cierre Generar el Libro Diario Oficial Business Central. Paso 4
  2. Elegir el Formato Deseado: Podemos optar por formatos como PDF o Excel.
  3. Incluir Asientos de Apertura y Cierre Virtuales: Si es necesario, incluimos asientos de apertura y cierre virtuales.

Es recomendable guardar copias digitales de los documentos para fácil acceso y respaldo, y revisar el libro diario antes de su presentación final.

Paso 5: Configurar Restricciones de Registro

Para evitar registros en el año cerrado, configuramos las restricciones de registro:

  1. Configurar Fechas Permitidas para Registros Futuros: Establecemos fechas permitidas desde el 01/01/2024 hasta el 31/12/2024 para evitar registros en el año anterior.
    Cierre Generar el Libro Diario Oficial Business Central. Paso 5
  2. Establecer Restricciones a Nivel de Usuario Individual: Configuramos estas fechas también a nivel de usuario individual desde la pantalla de configuración de usuario.

Es vital comunicar estas configuraciones a todos los usuarios relevantes y revisarlas periódicamente para asegurar el cumplimiento.

Consideraciones Adicionales

Además de los pasos mencionados, hay algunos puntos adicionales que debemos tener en cuenta:

  • Inventarios: Debemos cerrar los períodos de inventario hasta la fecha de cierre del ejercicio y verificar que no queden valoraciones de inventario pendientes.
    Cierre Generar el Libro Diario Oficial Business Central. Consideraciones a tener en cuenta
  • Informes Financieros: Generamos y revisamos el balance de situación y la cuenta de pérdidas y ganancias para asegurarnos de que todos los informes estén listos para auditorías y presentaciones.

Conclusión

Siguiendo estos pasos, podremos realizar el cierre de ejercicio y generar el libro diario oficial de manera eficiente y precisa en Business Central. Este proceso no solo facilita el cumplimiento con las normativas contables y fiscales, sino que también asegura la integridad de nuestros informes financieros.

Si tienes alguna pregunta o necesitas asistencia adicional, no dudes en contactarme a mí o a cualquier miembro del equipo de ABD. Estamos aquí para ayudarte a aprovechar al máximo las capacidades de Business Central.

Recursos Adicionales

Aquí te dejo algunos recursos útiles que pueden ser de ayuda:

 

En ABD, como especialistas en Dynamics 365 Business Central, estamos aquí para ayudarte a optimizar tus procesos contables. No dudes en contactarnos para recibir asesoramiento personalizado y descubrir la mejor opción para tu empresa.

Estamos comprometidos a impulsar el éxito de tu negocio

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