Adaptar el software a VeriFactu será un paso necesario para muchas empresas que utilizan sistemas informáticos para emitir sus facturas. Tras el aplazamiento aprobado en diciembre de 2025, los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades deberán tener sus sistemas adaptados antes del 1 de enero de 2027, mientras que para el resto de obligados tributarios el plazo llega hasta el 1 de julio de 2027.
Pero adaptar una empresa a VeriFactu no consiste simplemente en instalar un programa nuevo.
La verdadera cuestión es qué sistema de facturación utiliza actualmente la empresa, qué versión tiene, cómo está integrado con su ERP y qué alternativa de adaptación encaja mejor con su forma de trabajar.
En este artículo repasamos qué debe tener en cuenta una empresa para preparar su software para VeriFactu, qué requisitos debe cumplir el sistema y qué opciones existen para afrontar la adaptación sin tener que cambiar todo su sistema de gestión.
¿Qué significa adaptar el software a VeriFactu?
VeriFactu forma parte del Reglamento que establece los requisitos de los Sistemas Informáticos de Facturación (RRSIF), aprobado mediante el Real Decreto 1007/2023.
Por tanto, no estamos hablando simplemente de instalar una aplicación llamada VeriFactu. La normativa establece una serie de requisitos que deben cumplir los sistemas informáticos utilizados en los procesos de facturación.
Entre ellos se encuentran aspectos relacionados con la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación. Además, los sistemas deben tener capacidad para remitir los registros de facturación a la Administración tributaria.
En la práctica, esto significa que una empresa debe revisar si el software que utiliza actualmente para facturar puede adaptarse a estos requisitos.
¿Qué debe cambiar en el sistema de facturación?
Dependiendo de la solución utilizada, la adaptación puede implicar:
- Actualizar la versión del software.
- Instalar una extensión o módulo específico.
- Adaptar determinados procesos de facturación.
- Revisar integraciones con otros sistemas.
- Incorporar el código QR requerido en las facturas.
- Generar correctamente los registros de facturación.
- Garantizar la trazabilidad e inalterabilidad de dichos registros.
- Comprobar la declaración responsable correspondiente al software.
- Realizar pruebas antes de comenzar a trabajar con el sistema adaptado.
Por eso, no todas las empresas necesitan abordar VeriFactu de la misma manera.
¿Cuándo hay que adaptar el software a VeriFactu?
El calendario actual establece dos fechas principales.
| Tipo de contribuyente | Fecha límite |
|---|---|
| Contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades | 1 de enero de 2027 |
| Resto de obligados tributarios incluidos en el RRSIF | 1 de julio de 2027 |
Estas fechas fueron ampliadas por el Real Decreto-ley 15/2025, que modificó el calendario previsto inicialmente.
Esto hace que 2026 sea un periodo especialmente importante para las empresas: la adaptación no debería comenzar cuando llegue la fecha límite, sino con suficiente antelación para identificar problemas, actualizar el software y realizar pruebas.
Además, la propia Agencia Tributaria ha indicado que durante 2025 y 2026 se han puesto a disposición de empresas y profesionales distintos servicios relacionados con VeriFactu, incluyendo consulta de registros, verificación mediante QR y una aplicación de facturación para determinados usuarios.
¿Qué empresas están obligadas a adaptar su software?
El reglamento afecta, con carácter general, a empresarios y profesionales establecidos en territorio español que expidan facturas utilizando sistemas informáticos de facturación y que cumplan las condiciones establecidas en la normativa.
Existen, no obstante, situaciones específicas que deben analizarse.
Por ejemplo, los contribuyentes acogidos al Suministro Inmediato de Información (SII) están excluidos del ámbito del RRSIF en relación con sus propias facturas. La AEAT señala expresamente que SII y RRSIF son obligaciones diferentes y que sus ámbitos son excluyentes.
También existen particularidades para determinados regímenes de IVA y situaciones en las que la facturación se realiza exclusivamente de forma manual.
Por eso, antes de elegir una solución, conviene comprobar si la empresa está efectivamente dentro del ámbito de aplicación del RRSIF y cómo realiza actualmente su facturación.
¿Qué debe tener un software compatible con VeriFactu?
Una de las preguntas más importantes para una empresa es sencilla: ¿cómo sé si mi programa de facturación está preparado para VeriFactu?
La respuesta no debería limitarse a comprobar si el proveedor utiliza la palabra “VeriFactu” en su página web.
El sistema debe cumplir los requisitos establecidos por el Reglamento y su normativa de desarrollo.
Integridad e inalterabilidad de los registros
Los registros de facturación deben generarse de manera que cualquier modificación posterior quede controlada y trazada por el sistema.
La normativa exige que el sistema garantice la integridad e inalterabilidad de los registros y que detecte y advierta de determinadas alteraciones.
Trazabilidad
Los registros deben mantener una relación que permita seguir la secuencia de facturación y detectar posibles alteraciones.
Esto afecta directamente a la forma en la que se generan y gestionan las facturas dentro del ERP.
Código QR
Las facturas generadas mediante los sistemas incluidos en el reglamento deberán incorporar un código QR, con las particularidades correspondientes a la modalidad utilizada.
Capacidad de exportación y transmisión
Los sistemas deben disponer de capacidad para exportar y transmitir los registros de facturación.
Incluso en los sistemas que funcionan en modalidad NO VERI*FACTU, la AEAT establece requisitos relacionados con la capacidad de transmisión de los registros cuando sean requeridos.
Declaración responsable
Otro aspecto importante es la declaración responsable del productor del software.
La AEAT establece que corresponde al productor o fabricante del sistema certificar mediante declaración responsable que el producto cumple con los requisitos establecidos. Esta declaración debe estar disponible para el cliente y asociada a la versión correspondiente del producto.
¿Cómo adaptar una empresa a VeriFactu paso a paso?
La adaptación debería plantearse como un pequeño proyecto, especialmente cuando la facturación forma parte de un ERP con años de personalizaciones e integraciones.
1. Identifica qué software utilizas para facturar
El primer paso es hacer inventario del sistema actual.
Por ejemplo:
- ERP.
- Programa de facturación.
- TPV.
- Aplicaciones complementarias.
- Desarrollos propios.
- Integraciones con tiendas online.
- Conectores con contabilidad.
- Herramientas que generan facturas automáticamente.
No siempre la factura se genera exclusivamente desde el ERP.
Una empresa puede tener Business Central como sistema principal y, al mismo tiempo, utilizar otra aplicación para determinados procesos de venta o facturación.
2. Comprueba la versión del ERP
La versión del software puede determinar qué alternativas de adaptación existen.
No es lo mismo trabajar con un ERP actualizado y con soporte vigente que con una versión antigua que ya no recibe actualizaciones.
Por ejemplo, una empresa con una versión antigua de Dynamics NAV puede tener que valorar si adapta su sistema actual, instala una extensión compatible o aprovecha el proyecto para actualizar a una versión más reciente de Business Central.
La decisión dependerá de factores como la versión instalada, las personalizaciones existentes, las integraciones y el horizonte de uso del ERP.
3. Revisa las personalizaciones
Este punto es especialmente importante en los ERP.
Imaginemos una empresa que lleva años trabajando con un sistema de gestión que ha sido adaptado a sus procesos internos.
Puede tener:
- Facturas personalizadas.
- Series de numeración específicas.
- Informes propios.
- Campos adicionales.
- Procesos automáticos.
- Integraciones con otras aplicaciones.
- Desarrollos a medida.
Antes de instalar cualquier módulo VeriFactu hay que comprobar cómo afecta la adaptación a estos procesos.
La normativa no debería abordarse como un cambio aislado si la facturación está integrada en el funcionamiento diario de la empresa.
4. Comprueba las integraciones
Otro punto que suele pasar desapercibido son las integraciones.
Por ejemplo:
Una empresa recibe pedidos desde su tienda online, los procesa en el ERP y genera automáticamente la factura.
En este escenario no basta con adaptar visualmente la factura.
Hay que comprobar que el proceso completo de generación del registro de facturación funciona correctamente con la nueva solución.
Lo mismo puede ocurrir con TPV, plataformas de comercio electrónico, aplicaciones sectoriales o desarrollos propios.
5. Elige la modalidad de adaptación
Una vez analizado el sistema, llega la decisión más importante: ¿cómo voy a adaptar mi empresa a VeriFactu?
Existen diferentes alternativas.
Actualizar el software actual
Si el fabricante dispone de una versión compatible, puede ser suficiente con actualizar el sistema.
Es una opción especialmente interesante cuando el ERP está relativamente actualizado y cuenta con soporte.
Instalar un módulo o extensión VeriFactu
En determinados ERP es posible incorporar una extensión específica que adapte el proceso de facturación a los requisitos de la normativa.
Esto permite mantener el sistema de gestión existente sin tener que sustituir todo el ERP.
Utilizar una plataforma externa
Otra posibilidad consiste en utilizar una solución externa que permita gestionar la adaptación de la facturación sin modificar directamente el ERP principal.
Esta alternativa puede resultar interesante para empresas con sistemas antiguos o con necesidades específicas de adaptación.
¿Qué opción VeriFactu necesita una empresa?
No existe una única solución válida para todas las empresas.
La alternativa adecuada dependerá principalmente del ERP, la versión utilizada y la forma en la que se generan actualmente las facturas.
Por ejemplo:
| Situación de la empresa | Posible alternativa |
|---|---|
| ERP moderno y actualizable | Actualización o extensión compatible |
| Business Central compatible | Extensión VeriFactu |
| Versión antigua de ERP | Analizar módulo o solución externa |
| Sistema muy personalizado | Estudio previo de compatibilidad |
| Diferentes sistemas de facturación | Revisar cada flujo |
| Software propio | Adaptación y certificación correspondiente |
El objetivo debería ser conseguir el cumplimiento sin introducir cambios innecesarios en los procesos diarios de la empresa.
Soluciones VeriFactu para empresas según su ERP
En ABD Consultoría y Soluciones Informáticas hemos planteado diferentes modalidades para adaptar las empresas a VeriFactu en función del sistema de gestión que utilizan.
1. VeriFactu Web: solución externa y universal
La versión web de VeriFactu es una plataforma externa diseñada para integrarse con cualquier sistema de gestión empresarial, independientemente del sistema de gestión que utilices.
No requiere instalación dentro del propio sistema y el mantenimiento está incluido, garantizando que siempre esté actualizada conforme a los cambios normativos.
Ventajas principales:
- Compatible con cualquier ERP o sistema contable.
- Actualizaciones automáticas incluidas.
- Acceso online desde cualquier dispositivo.
- Cumplimiento total.
- Ideal para empresas que buscan una solución rápida, segura y sin integración técnica.
2. Módulo de extensión VeriFactu (modalidad perpetua)
Esta modalidad es ideal para empresas que trabajan con versiones anteriores a Business Central 14 o posteriores, y prefieren una licencia perpetua.
Incluye la instalación, el manual de uso y la configuración de la primera empresa, lo que permite una implementación controlada y sin costes recurrentes de suscripción.
Incluye:
- Instalación completa del módulo.
- Manual detallado de uso.
- Configuración inicial de la primera empresa.
- Cumplimiento garantizado de la normativa VeriFactu.
3. Módulo de extensión VeriFactu (suscripción anual)
Pensada para versiones Business Central SaaS o BC14 en adelante, esta opción ofrece una suscripción anual con mantenimiento incluido.
Es la elección perfecta para quienes buscan una solución siempre actualizada, segura y con soporte continuo.
Incluye:
- Configuración inicial de la primera empresa.
- Mantenimiento anual.
- Compatibilidad total con Business Central SaaS.
- Adaptación continua ante cambios legales o técnicos.
Servicios comunes para todas las modalidades
Además, en ABD Consultoría ofrecemos servicios adicionales que complementan cualquiera de las tres soluciones VeriFactu:
- Configuración adicional para más empresas.
- Diseño de factura de venta personalizado.
- Diseño de abono de venta adaptado a tus necesidades.
De esta forma, puedes personalizar la experiencia VeriFactu según las particularidades de tu empresa y garantizar una integración funcional, estética y 100 % conforme con la normativa.
¿Cuánto tiempo se necesita para adaptar un ERP a VeriFactu?
No existe un plazo universal.
Una empresa que utiliza un programa de facturación estándar y actualizado puede tener un proceso relativamente sencillo.
En cambio, la adaptación puede requerir más trabajo cuando existen:
- Versiones antiguas.
- Personalizaciones.
- Integraciones.
- Varios sistemas de facturación.
- Desarrollos propios.
- Procesos automáticos.
- Facturación desde diferentes aplicaciones.
Por eso, el plazo no debería calcularse únicamente pensando en instalar el software.
Hay que reservar tiempo para analizar, configurar, probar y poner en producción la solución.
Ejemplo práctico de adaptación a VeriFactu
Imaginemos una empresa que utiliza Business Central para gestionar ventas y contabilidad.
Actualmente el proceso es:
Pedido → Albarán → Factura → Contabilidad
La empresa quiere mantener este flujo después de la adaptación.
Antes de implantar la solución VeriFactu debería comprobar:
- Qué versión de Business Central utiliza.
- Cómo se generan actualmente las facturas.
- Qué personalizaciones afectan a la facturación.
- Qué extensiones están instaladas.
- Qué integraciones generan facturas.
- Qué modalidad de cumplimiento se va a utilizar.
- Cómo se generan los registros de facturación.
- Cómo se incorpora el QR.
- Qué declaración responsable corresponde al software.
- Cómo se realizarán las pruebas antes de pasar a producción.
El objetivo es que, una vez completada la adaptación, el usuario pueda seguir trabajando desde Business Central con el menor impacto posible en su operativa.
¿Qué pasa si utilizo un software antiguo?
Este es uno de los casos que conviene analizar cuanto antes.
Un programa antiguo puede no disponer de una actualización compatible con los requisitos actuales.
En ese escenario, la empresa puede encontrarse con tres posibilidades:
Actualizar el ERP: aprovechar la adaptación para pasar a una versión más reciente.
Adaptar el sistema existente: siempre que exista una solución técnicamente viable y compatible.
Utilizar una solución externa: incorporar una plataforma que permita cubrir la necesidad de facturación sin sustituir inmediatamente todo el sistema de gestión.
La mejor alternativa dependerá de la situación concreta.
Por eso, si el ERP lleva años sin actualizarse, VeriFactu puede ser un buen momento para revisar también la estrategia tecnológica de la empresa, aunque no implique necesariamente cambiar de ERP.
Checklist para preparar tu empresa para VeriFactu
Antes de considerar terminada la adaptación, conviene comprobar estos puntos:
- Identificar todos los sistemas que generan facturas.
- Confirmar si la empresa está dentro del ámbito del RRSIF.
- Comprobar la versión del ERP.
- Revisar personalizaciones y desarrollos.
- Revisar integraciones.
- Elegir la solución de adaptación.
- Confirmar que el software cumple los requisitos normativos.
- Comprobar la declaración responsable.
- Configurar la solución.
- Realizar pruebas de facturación.
- Comprobar el código QR.
- Revisar las facturas rectificativas y otros casos especiales.
- Formar a los usuarios.
- Planificar la puesta en producción.
Este último punto es importante: cumplir con VeriFactu no debería limitarse a instalar una actualización el día anterior a la fecha límite.
Conclusión: prepara tu software para VeriFactu antes de 2027
La adaptación a VeriFactu no debería plantearse únicamente como una obligación fiscal con una fecha límite.
Para muchas empresas será necesario revisar el ERP, la versión del software, las personalizaciones, las integraciones y el proceso mediante el que se generan las facturas.
La buena noticia es que no todas las empresas tienen que abordar el cambio de la misma forma. Dependiendo del sistema utilizado, puede ser posible actualizar el software, incorporar una extensión VeriFactu o utilizar una plataforma externa.
En ABD Consultoría y Soluciones Informáticas analizamos el entorno de cada empresa y ofrecemos diferentes alternativas de adaptación: VeriFactu Web, módulo de extensión con licencia perpetua o módulo mediante suscripción anual para determinados entornos de Business Central.
Si todavía no has revisado cómo adaptar tu ERP a VeriFactu, ahora es un buen momento para comprobar qué necesita tu empresa y planificar la adaptación con tiempo.
¿Quieres saber qué opción VeriFactu encaja con tu ERP? Contacta con ABD y revisamos tu sistema.