¿Tiene problemas para establecer y programar reuniones porque es difícil poner de acuerdo a los participantes? ¿Ha visto como le deniegan fechas y horas de reuniones porque hay usuarios que están ocupados y tiene que volver a consultar a todos de nuevo con nieva fecha posible? Con FindTime de Office 365 todo esto se va a terminar. Ya no perderá tiempo en poner de acuerdo a los participantes de una reunión o evento porque podrá ajustar la fecha y horario de la reunión a la primera. Por ello, mejora la agenda de tus citas con FindTime de Office 365.

Findtime es un complemento de Outlook que le permitirá consultar a los participantes de una reunión cuál es la mejor fecha y hora para realizarla. Podrá proponer una serie de posibles opciones y serán los usuarios los que definan cual o cuales son las mejores fechas para la reunión. Una vez que los usuarios vayan definiendo sus propuestas las podrá ver todas y así verá las selecciones de cada participante y comprobará las coincidencias entre ellos. De esta forma podrá enviar la convocatoria de reunión definitiva con el mínimo riesgo de que algún usuario no pueda asistir.

Para instalar FindTime en Outlook 2016 sólo tiene que seguir los siguientes pasos. Abra Outlook y vaya a inicio y luego busque «Tienda» (store) u «Obtener complementos».

Mejora la agenda de tus citas con FindTime de Office 365

Buscamos el complemento FindTime y lo instalamos.

Mejora la agenda de tus citas con FindTime de Office 365

Con estos pasos ya dispondrá acceso a FindTime. A partir de ahora sólo tiene que ejecutar el complemento desde un mensaje de nueva creación. Así, damos a «Nuevo correo electrónico» y luego al complemento «New meeting pool».

Mejora la agenda de tus citas con FindTime de Office 365

Por ahora, para usar FindTime tiene que tener una licencia de Office 365. Sin embargo, los destinatarios a los que envíe las opciones de reunión no deben disponer de una licencia.

Cuando introduce una dirección de email en el campo Para, verá como a la derecha le aparece el menú de opciones para elegir las fechas y horas que desee proponer a los participantes.

Mejora la agenda de tus citas con FindTime de Office 365

Puede seleccionar tantas fechas y horas como desee para enviar las propuestas. Tan sólo lo tendrá que integrar en el correo y ya sólo le queda esperar a que los usuarios se definan. Una vez hecho podrá acceder a FindTime para ver las respuestas y seleccionar la mejor fecha y hora para la reunión. El correo con estas opciones le llegará a todos los usuarios que introduzca en los campos Para y CC. Estos tan sólo tendrán que acceder al enlace y marcar las horas que mejor le convengan. Con cada selcción que hagan los participantes le llegará un correo indicando que han optado por alguna opción.

Como ve en Office 365 tenemos una aplicación que nos permite no perder tiempo y no hacer perder tiempo a otros usuarios a la hora de determinar cuando realizar una reunión.

Si desea más información sobre la aplicación y su funcionamiento no dude en llamarnos y le explicamos los detalles.

Además, le informamos que el próximo día 24 de Octubre tendrá lugar un seminario remoto en el que podrá ver y comprobar las características y funciones de Microsoft Power BI. Si desea más información y como registrarse siga este enlace: https://www.abd.es/inscripcion-en-seminario-web/

 

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