A partir de Dynamics 365 Business Central 2020 Wave 2 (v17), una nueva funcionalidad que sin duda ha captado nuestro interés este Release es la posibilidad de definir directivas de retención. Esto va a permitir que los administradores del ERP puedan especificar con qué frecuencia quieren que Business Central elimine datos obsoletos o temporales que contienen entradas de registro y registros archivados.

De este modo, tendremos una herramienta más que nos facilitará tener un buen control sobre el crecimiento del volumen de nuestra BBDD. Por ejemplo, podremos definir directivas de retención para todas las tablas que hayan pasado de la fecha de vencimiento, especificar que sólo queremos conservar cierto tipo de datos, con qué periodicidad queremos que el ERP los elimine del sistema, etc.

Desde la configuración de log de cambio, tenemos el acceso a la pagina de Directivas de retención:

 

 

¿Por qué deberíamos usar políticas de retención con Dynamics 365 Business Central?

Principalmente por las siguientes razones:

  • Reducir el tamaño de la base de datos.
  • Reducir el impacto en el rendimiento debido a una gran base de datos.
  • Eliminar los registros y las tablas de archivos que normalmente son tablas «siempre en crecimiento» y que pueden contener datos antiguos que ya no son relevantes.
  • Evitar un proceso de limpieza manual.

Con Dynamics 365 Business Central puede definir una política de retención para una tabla yendo a la página Directivas de retención. Aquí puede seleccionar una tabla de una lista de tablas predefinidos donde puede aplicar una política de retención.


IMPORTANTE: NO todas las tablas están incluidas aquí. Si desea agregar tablas de una extensión a una política de retención, un programador debe agregar las tablas a la lista permitida (y veremos cómo hacerlo en el siguiente blog).

En el siguiente paso, debe seleccionar un período de retención (que especifica la frecuencia con la que se eliminarán los datos), puede seleccionar si la política se aplica a todos los registros de la tabla o solo a los registros filtrados y, en este último caso, puede especificar filtros:

Solo puede hacerlo si tiene asignados los permisos de usuario SUPER o el conjunto de permisos de configuración de la política de retención.

Para aplicar una política de retención a sus datos, puede:

  • Aplicarlo manualmente (Proceso –> Aplicar manualmente)
  • Usar una entrada de cola de trabajos (cuando habilita una directiva, se crea automáticamente una entrada de cola de trabajos y aplicará políticas de retención de acuerdo con el período de retención que especifique. Todas las políticas de retención usarán la misma entrada de cola de trabajos).

 

Espero que os sirva de ayuda.  🙂

Conchi Beltrán Reyes

Programación Dynamics
ABD Consultoría y Soluciones Informáticas

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