Power Automate permite integrar Project Online y Business Central Online para automatizar la creación de proyectos y mejorar la gestión entre equipos.
Hoy vamos a ver, paso a paso, cómo establecer un flujo en la nube con Power Automate que permita sincronizar el alta de nuevos proyectos entre Project Online (PWA) y Business Central Online (BC), automatizando además el envío de notificaciones por correo electrónico.
Este tipo de integración es especialmente útil en entornos donde Project Online se utiliza para la planificación de proyectos y Business Central como ERP, evitando duplicidades y mejorando la trazabilidad de la información.
¿Por qué integrar Project Online y Business Central?
Beneficios de la integración Project Business Central
La integración entre Project Online y Business Central aporta ventajas claras a nivel operativo y de control:
- Automatización de procesos sin intervención manual
- Sincronización de proyectos entre planificación y ERP
- Reducción de errores humanos
- Mejora de la visibilidad para responsables de proyecto
- Mayor productividad gracias a Power Automate
Además, al apoyarnos en Microsoft Power Platform, conseguimos una integración nativa, escalable y alineada con el ecosistema Microsoft 365.
Flujo de Power Automate para sincronizar Project y Business Central
El objetivo del flujo es claro:
Cuando se crea un nuevo proyecto en Project Online, se crea automáticamente un proyecto en Business Central y se envía una notificación por correo.
El flujo incluye tres bloques principales:
- Desencadenador en Project Online
- Notificación por correo con Outlook
- Creación del registro en Business Central
Paso 1: Desencadenador en Project Online (PWA)
Lanzar el flujo al crear un nuevo proyecto
Accedemos a Power Automate y creamos un flujo en la nube automático.
Podemos partir de una plantilla existente (por ejemplo, relacionada con Project Online) o crear el flujo desde cero.
El desencadenador será:
- Cuando se cree un nuevo proyecto en Project Online (Project Web App – PWA)
Este evento será el punto de inicio de toda la automatización.
Paso 2: Envío de notificaciones con Outlook
Notificación automática por correo electrónico
Tras detectar el nuevo proyecto, el siguiente paso es enviar un correo electrónico mediante Outlook, utilizando Power Automate Outlook.
En este correo podemos:
- Definir asunto y cuerpo del mensaje
- Insertar variables dinámicas (nombre del proyecto, descripción, fecha, etc.)
- Notificar a responsables o equipos implicados
Este paso es muy útil para mantener informados a los usuarios clave sin necesidad de intervención manual.
Paso 3: Crear el proyecto en Business Central Online
Creación automática de registros en Business Central
Una vez enviada la notificación, el flujo continúa con la creación de un registro en Business Central Online.
Aquí utilizamos el conector Business Central – Crear registro (V3), donde debemos configurar:
- Entorno y compañía
- API de Business Central
- Tabla de destino (proyectos)
- Campos a sincronizar (por ejemplo, número y nombre del proyecto)
En este ejemplo, el número de proyecto en Business Central se genera a partir de la descripción del proyecto en Project Online, aunque esta lógica puede adaptarse a cada caso.
¿Qué ocurre cuando se crea un nuevo proyecto?
Una vez guardado y activado el flujo:
- Se crea un proyecto en Project Online
- Se envía automáticamente un correo electrónico
- Se crea el proyecto correspondiente en Business Central Online
Todo ello sin intervención manual y en cuestión de segundos.
Limitaciones actuales y cómo ampliarlas
Actualmente, el conector estándar de Business Central con Power Automate está limitado a ciertos campos. Sin embargo:
- Mediante desarrollo de API personalizada en Business Central
- Usando AL y endpoints específicos
Es posible:
- Ampliar los campos sincronizados
- Integrar más datos relevantes del proyecto
- Adaptar la integración a necesidades avanzadas de gestión
En ABD ofrecemos este servicio de desarrollo de API personalizada para Business Central, permitiendo una integración mucho más completa con Project Online y otras aplicaciones Microsoft.
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