¿Por qué es importante personalizar las descripciones contables?
Cuando gestionamos facturas en Microsoft Dynamics 365 Business Central, los movimientos contables generados por defecto utilizan un texto genérico conocido como “texto registro”. Esta configuración, aunque funcional, puede dificultar tareas de:
- Revisión contable.
- Punteo manual.
- Auditoría de operaciones.
- Análisis por parte del equipo financiero.
Por ello, muchos usuarios se preguntan cómo mostrar la descripción de línea en los movimientos contables en Business Central para obtener mayor claridad y trazabilidad en su contabilidad.
¿Qué ocurre por defecto en Business Central?
Al registrar una factura de venta o compra en Business Central, el sistema rellena automáticamente el campo de descripción contable con información poco detallada. Por ejemplo:
- “Texto registro”
- Número de documento
- Referencias internas
Esto afecta tanto a la cuenta de ingreso, cuenta de IVA como a la cuenta del cliente o proveedor, lo que impide ver claramente el concepto de la operación.
Cómo configurar Business Central para copiar la descripción de línea
Afortunadamente, existe una forma sencilla de modificar este comportamiento mediante una opción en la configuración general de ventas (y compras).
Paso 1 – Accede a la configuración de ventas
- Abre Business Central.
- Busca «Configuración de ventas» desde la lupa de navegación.
- Accede a la página de configuración correspondiente.
Paso 2 – Activa la opción clave
- Desplázate hacia la parte inferior del formulario.
- En la sección General, activa la casilla: Copiar descripción de líneas a movimientos contables
Esta opción también está disponible en la configuración de compras, de forma simétrica.
Paso 3 – Registra una nueva factura
- Crea una factura de venta con líneas de tipo “Cuenta”.
- Añade una descripción significativa en cada línea.
- Lanza una vista previa de registro antes de contabilizar.
Verás que ahora, las cuentas contables de ingreso e IVA heredan la descripción que hayas escrito en la línea.
¿Y la descripción del movimiento del cliente?
Además de las líneas, también puedes personalizar la descripción que aparece en la cuenta del cliente (cabecera del asiento). Para ello:
- Modifica manualmente el campo Texto registro en la cabecera de la factura.
- Registra la factura o visualiza la vista previa.
- Comprueba que el asiento contable muestra el texto personalizado para el cliente.
Beneficios de activar esta opción en Business Central
- Mejora la trazabilidad de los movimientos contables.
- Facilita tareas de conciliación y auditoría.
- Permite análisis más detallado desde el mayor.
- Aporta transparencia al departamento financiero.
¿Cuándo no se aplica esta funcionalidad?
Ten en cuenta que esta opción solo aplica a líneas de tipo “Cuenta”. Si utilizas artículos u otros tipos de línea, la descripción no se trasladará automáticamente a la contabilidad.
Conclusión
Configurar Business Central para mostrar la descripción de línea en los movimientos contables es una mejora rápida, sencilla y eficaz para optimizar la gestión financiera. No solo facilita el análisis contable, sino que también mejora la calidad de la información registrada.
¿Quieres descubrir más trucos como este? Sigue explorando nuestro blog o suscríbete a nuestra newsletter para aprender más sobre el ERP de Microsoft y automatización empresarial.