Cuando recibes material de un proveedor, una pregunta es clave: ¿cómo sabes que cumple tus especificaciones antes de utilizarlo o almacenarlo como material disponible?
El control de calidad en Business Central permite automatizar este proceso dentro del propio flujo de compras. En lugar de gestionar las inspecciones con Excel, documentos en papel o sistemas independientes, puedes generar controles de calidad asociados a la recepción, comprobar los parámetros definidos y bloquear los lotes que no cumplen los requisitos.
En este artículo vemos, paso a paso, cómo funciona este proceso con Quality Management, desde la configuración de las pruebas hasta la gestión de una no conformidad.
¿Qué es Quality Management en Business Central?
Quality Management es una extensión integrada en Microsoft Dynamics 365 Business Central que permite gestionar los procesos de control e inspección de calidad desde el propio ERP.
La principal ventaja es que la calidad no se gestiona como un proceso aislado. La inspección queda integrada en el flujo de compras y vinculada a la recepción del material, lo que permite mantener la trazabilidad de lo ocurrido.
En este ejemplo nos centramos en un escenario concreto: el control de calidad durante la recepción de una compra.
El funcionamiento general es sencillo:
- Se registra la recepción del material.
- Business Central genera la inspección de calidad según las reglas configuradas.
- El lote queda bloqueado mientras el control está pendiente.
- El inspector registra los resultados de las pruebas.
- Si el material cumple los criterios, el lote se libera.
- Si no cumple los requisitos, el lote permanece bloqueado y se puede gestionar la no conformidad.
De esta forma, el sistema evita que un material que todavía no ha superado el control pueda utilizarse en otros procesos.
¿Cómo configurar el control de calidad en Business Central?
La gestión de calidad se apoya en diferentes elementos de configuración. Entre ellos encontramos las pruebas de calidad, las plantillas de inspección y las reglas de generación de inspecciones.
Definir las pruebas de calidad
Las pruebas permiten determinar qué aspecto del producto se va a comprobar y cuáles son los criterios para considerarlo aprobado o rechazado.
Por ejemplo, imaginemos que queremos controlar el espesor de una chapa metálica.
Podemos establecer:
- Valor mínimo permitido: 1,50 mm.
- Valor máximo permitido: 2,50 mm.
- Rango necesario para aprobar: entre 1,90 y 2,10 mm.
De esta forma, el sistema puede determinar si el valor registrado durante la inspección cumple las condiciones establecidas.
También podemos definir comprobaciones de carácter visual.
Por ejemplo:
¿Existe óxido en el material?
En este caso, el inspector puede determinar durante la recepción si el producto presenta o no este defecto.
Estas pruebas constituyen la base sobre la que posteriormente se construyen las inspecciones.
Crear plantillas de inspección de recepción
Una vez definidas las pruebas, podemos agruparlas mediante una plantilla de inspección.
Por ejemplo, podemos crear una plantilla denominada:
Inspección de recepción de metal
Esta plantilla puede incluir las dos comprobaciones anteriores:
- Control del espesor.
- Comprobación visual de presencia de óxido.
Así, cuando se genere una inspección para ese tipo de material, el inspector tendrá definidos los controles que debe realizar.
Esto permite estandarizar el control de calidad y evitar que cada recepción se gestione de una manera diferente.
Configurar las reglas de generación de inspecciones
El siguiente paso consiste en definir cuándo debe generarse automáticamente una inspección de calidad.
Las reglas permiten establecer los criterios que deben cumplirse para desencadenar el control.
Por ejemplo, podemos establecer una regla para:
- Recepciones de pedidos de compra.
- Líneas cuya cantidad sea superior a cero.
- Un producto concreto.
- Una familia o grupo de productos.
- Un determinado comportamiento de generación.
En nuestro ejemplo, la regla está configurada para que la inspección se genere cuando se recibe el pedido de compra.
Esto es importante porque permite adaptar el control a las necesidades reales de cada empresa. No necesariamente todos los productos tienen que someterse a las mismas pruebas ni todos los proveedores tienen que seguir exactamente el mismo proceso.
¿Qué ocurre cuando recibimos el material?
Veamos ahora el proceso completo desde una recepción de compra.
Tenemos un pedido de compra de un proveedor y una línea correspondiente al material que queremos recibir.
Antes de registrar la recepción, podemos acceder a la línea de seguimiento del producto y asignar un número de lote.
El lote puede ser automático o corresponder al número de lote proporcionado por el proveedor.
A continuación:
- Asignamos el lote.
- Introducimos el número de albarán del proveedor.
- Registramos la recepción.
En ese momento, Business Central genera automáticamente la inspección de calidad porque se cumplen las condiciones definidas en la regla de generación.
Pero hay otro aspecto importante: el lote queda bloqueado.
¿Por qué se bloquea el lote?
El bloqueo responde al flujo de trabajo definido para el control de calidad.
Si un producto necesita superar una inspección, no tendría sentido que pudiera utilizarse antes de conocer el resultado.
Por eso, mientras la inspección está pendiente, el lote permanece bloqueado.
El resultado de calidad aparece inicialmente como en curso, hasta que el inspector completa las comprobaciones correspondientes.
¿Cómo se realiza una inspección de calidad?
El inspector puede acceder directamente a la inspección generada y registrar los parámetros definidos en la plantilla.
En nuestro ejemplo tenemos dos pruebas.
Primera prueba: inspección visual
El inspector comprueba visualmente el material y determina que no existe óxido.
Por tanto, esta comprobación se marca como aprobada.
Segunda prueba: comprobar el espesor
A continuación se registra el valor obtenido durante la medición.
Recordemos que el rango de aprobación estaba establecido entre 1,90 y 2,10 mm.
Si introducimos, por ejemplo, un valor de 2,30 mm, Business Central determina que el resultado no cumple los criterios definidos.
Por tanto, la prueba queda marcada como fallida.
El inspector también puede añadir observaciones y establecer el resultado global de la inspección.
En este caso, el resultado final será fallido.
¿Qué ocurre si el lote no supera el control de calidad?
Este es uno de los puntos más interesantes del proceso.
Cuando finalizamos una inspección con resultado fallido, el lote continúa bloqueado.
Esto significa que el material no puede utilizarse normalmente para operaciones posteriores.
Por ejemplo, no podremos utilizarlo para:
- Ventas.
- Consumos de producción.
- Otras transacciones que requieran utilizar ese material.
De esta manera, Business Central evita que un producto que no cumple los criterios de calidad termine utilizándose en el negocio.
¿Cómo gestionar una no conformidad?
Cuando un material no supera la inspección, el siguiente paso es gestionar la correspondiente no conformidad.
Dependiendo de las necesidades de la empresa, podemos adoptar diferentes medidas.
Trasladar el material a cuarentena
Una posibilidad es mover el material a un almacén de cuarentena.
Para ello podemos generar un pedido de transferencia y separar físicamente el material que no cumple los requisitos del resto del stock disponible.
Dar de baja el material
Otra opción es realizar un ajuste negativo para dar de baja el producto cuando se determine que no puede utilizarse.
Devolver el material al proveedor
También podemos gestionar una devolución al proveedor cuando el material recibido no cumple las especificaciones acordadas.
El tratamiento dependerá de los procedimientos de calidad definidos por cada organización.
¿Qué ocurre cuando el material supera la inspección?
El proceso funciona de forma inversa cuando todas las comprobaciones son satisfactorias.
Si el material cumple los criterios definidos:
Inspección aprobada → lote liberado → material disponible para su utilización.
Mediante el flujo de desbloqueo configurado, el lote queda liberado y puede utilizarse normalmente en los procesos correspondientes.
Así, el control de calidad actúa como un punto de validación antes de que el material entre realmente en el circuito operativo de la empresa.
Ventajas de automatizar el control de calidad en Business Central
Integrar la inspección de calidad dentro del ERP aporta varias ventajas frente a gestionar estos controles mediante hojas de cálculo o documentos independientes.
Mayor trazabilidad
Las inspecciones están relacionadas con el proceso de recepción y con el lote correspondiente.
Esto facilita conocer qué material se recibió, cuándo se inspeccionó, qué pruebas se realizaron y cuál fue el resultado.
Evitar el uso de materiales no conformes
El bloqueo automático del lote permite establecer una barrera antes de que el material pueda utilizarse en otros procesos.
Procesos de calidad más estandarizados
Las pruebas y plantillas permiten definir de antemano qué debe comprobarse y cuáles son los criterios de aceptación.
Menos procesos manuales
La generación automática de las inspecciones reduce la necesidad de crear controles manualmente después de cada recepción.
Gestión integrada en el ERP
La calidad forma parte del proceso de compras y almacén, evitando depender de sistemas paralelos para controlar las inspecciones.
Un ejemplo sencillo del flujo de control de calidad
Podemos resumir todo el proceso en este ejemplo:
Pedido de compra → recepción → asignación de lote → generación automática de inspección → lote bloqueado → pruebas de calidad → resultado de inspección → liberación o gestión de no conformidad.
Si el material cumple los criterios:
Aprobado → lote desbloqueado → material disponible.
Si no los cumple:
Fallido → lote bloqueado → cuarentena, baja o devolución al proveedor.
Este flujo permite convertir el control de calidad en una parte integrada del proceso de recepción.
Conclusión: calidad integrada, automática y trazable
El control de calidad en Business Central permite integrar las inspecciones directamente en el proceso de recepción de compras.
En lugar de comprobar el material con herramientas externas y decidir posteriormente si puede utilizarse, el ERP puede generar la inspección, mantener el lote bloqueado mientras está pendiente y controlar qué ocurre cuando el material supera o no las pruebas establecidas.
El resultado es un proceso de calidad más integrado, trazable y alineado con la operativa diaria de la empresa.
Si tu organización necesita controlar la calidad de las materias primas, productos o materiales recibidos de proveedores, en ABD Consultoría y Soluciones Informáticas podemos ayudarte a analizar cómo adaptar este proceso a vuestro entorno de Business Central.
¿Quieres saber cómo funcionaría el control de calidad en Business Central para tu empresa? Contacta con ABD y te ayudamos a definir el flujo adecuado.