El perfil de envío de documentos en Dynamics NAV permite automatizar el envío de albaranes, facturas y otros documentos, reduciendo errores y mejorando la eficiencia administrativa.
En este artículo veremos cómo utilizar la funcionalidad Perfil de envío de documentos disponible en Dynamics NAV 2018 y cómo aprovecharla para agilizar la gestión documental de clientes.
Muchas empresas continúan realizando tareas manuales relacionadas con el envío de documentación comercial. Sin embargo, Microsoft Dynamics NAV incorpora herramientas que permiten definir reglas automáticas para cada cliente y cada tipo de documento.
¿Qué es un perfil de envío de documentos en Dynamics NAV?
Un perfil de envío de documentos es una configuración que permite definir:
- El formato del documento.
- El método de envío.
- El comportamiento automático al registrar documentos.
- Las reglas aplicables a cada cliente.
Gracias a esta funcionalidad es posible automatizar el envío de:
- Albaranes.
- Facturas.
- Abonos.
- Confirmaciones de pedido.
- Otros documentos comerciales.
Cómo utilizar la opción «Registrar y enviar» en Dynamics NAV 2018
Accede a Dynamics NAV 2018, abre la ventana de procesamiento de pedidos de venta y genera un nuevo pedido.
A continuación localiza el botón Registrar y enviar.
Haz clic en Registrar y enviar.
Esta opción permite definir el formato y el método de envío del documento que se va a registrar, en este caso un albarán.
Configurar el método de envío de documentos
Haciendo clic en el asistente de configuración podrás gestionar:
- Impresión del documento.
- Envío por correo electrónico.
- Formato de salida.
- Combinación de varios métodos de envío.
Por ejemplo, si deseas que el albarán se imprima automáticamente pero no se envíe por correo electrónico, deberás seleccionar la configuración correspondiente.
Dónde configurar los perfiles de envío de documentos
La configuración predeterminada de Dynamics NAV se obtiene desde la ventana Perfiles de envío de documentos.
Ruta:
Departamentos > Administración > Configuración de la aplicación > General > Perfiles de envío de documentos
Desde esta ventana es posible crear diferentes perfiles para adaptarse a las necesidades de cada empresa.
Ventajas de utilizar perfiles de envío de documentos
Una de las principales ventajas es que las reglas pueden asignarse directamente a la ficha de cliente.
Esto permite:
- Automatizar el envío de documentos.
- Reducir errores administrativos.
- Evitar olvidos en los procesos de registro.
- Mantener criterios homogéneos para todos los clientes.
- Mejorar la productividad del departamento administrativo.
Ejemplo práctico
Un cliente puede tener configurado:
- Envío de facturas por correo electrónico en PDF.
- Impresión automática de albaranes.
- Envío de confirmaciones de pedido mediante correo electrónico.
De esta forma, cada vez que se registre un documento, Dynamics NAV aplicará automáticamente las reglas definidas.
Dynamics NAV y Business Central: automatización documental
Las funcionalidades de envío de documentos que encontramos en Dynamics NAV continúan evolucionando en Dynamics 365 Business Central.
Las organizaciones que trabajan con grandes volúmenes de documentación pueden beneficiarse de:
- Automatización de procesos administrativos.
- Gestión documental centralizada.
- Integración con Microsoft 365.
- Flujos de aprobación y envío más eficientes.
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Nuestros especialistas pueden ayudarte a:
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Actualizado el 17 de junio de 2026