Microsoft Power Apps permite crear aplicaciones empresariales personalizadas sin necesidad de desarrollar cada solución desde cero. Pero ¿qué tipos de aplicaciones puedes crear y cuál encaja mejor con las necesidades de tu empresa?
En un artículo anterior sobre qué es Power Apps y para qué sirve, vimos cómo esta plataforma permite desarrollar aplicaciones empresariales y cómo puede combinarse con soluciones como Microsoft Dynamics 365 Business Central.
En este artículo vamos a centrarnos en los tipos de aplicaciones que puedes crear con Microsoft Power Apps, sus principales características y los escenarios en los que puede resultar más interesante utilizar cada una.
Actualmente, Power Apps permite crear principalmente aplicaciones de lienzo (Canvas apps) y aplicaciones basadas en modelos (Model-driven apps). Microsoft también cuenta con Power Pages, una solución de Power Platform pensada para crear sitios web empresariales orientados a usuarios externos.
¿Qué tipos de aplicaciones puedes crear con Microsoft Power Apps?
Antes de elegir una solución, conviene entender la diferencia entre los dos principales tipos de aplicaciones de Power Apps:
- Aplicaciones de lienzo o Canvas: ofrecen una gran libertad para diseñar la interfaz y la experiencia de usuario.
- Aplicaciones basadas en modelos o Model-driven: parten de un modelo de datos y están especialmente orientadas a procesos empresariales estructurados.
- Power Pages: permite crear sitios web empresariales para usuarios externos y se integra con Microsoft Dataverse.
La elección dependerá principalmente de qué proceso quieres digitalizar, qué datos necesitas utilizar y cuánto control necesitas sobre la experiencia de usuario.
¿Qué son las aplicaciones Canvas de Microsoft Power Apps?
Las aplicaciones Canvas de Power Apps parten de una idea sencilla: comenzar por la experiencia que queremos ofrecer al usuario y diseñar la aplicación prácticamente desde cero.
El creador dispone de un lienzo sobre el que puede incorporar diferentes elementos, pantallas y controles para construir una interfaz adaptada a las necesidades concretas del negocio.
Microsoft destaca precisamente esta flexibilidad como una de las principales características de las aplicaciones de lienzo. Además, pueden conectarse a cientos de orígenes de datos, entre ellos Microsoft Dataverse, SharePoint y otros servicios y sistemas empresariales.
¿Qué puedes hacer con una aplicación Canvas?
Las aplicaciones de lienzo pueden utilizarse para resolver necesidades muy concretas de una empresa, por ejemplo:
- Control de gastos.
- Registro de incidencias.
- Inspecciones en instalaciones.
- Formularios internos.
- Recogida de información desde dispositivos móviles.
- Gestión de tareas específicas.
- Consulta o actualización de información empresarial.
- Aplicaciones conectadas con SharePoint, Excel, Dataverse u otras fuentes de datos.
Una de sus principales ventajas es que la interfaz se puede adaptar al proceso y al usuario, en lugar de tener que ajustar el proceso a una aplicación ya existente.
Además, Power Apps permite conectar las aplicaciones de lienzo con diferentes servicios y orígenes de datos. Microsoft documenta conexiones con servicios como SharePoint, SQL Server, Microsoft 365, OneDrive para la Empresa, Salesforce y Excel, entre otros.
¿Cuándo tiene sentido utilizar una aplicación Canvas?
Una aplicación Canvas puede ser especialmente interesante cuando la experiencia de usuario es una prioridad y necesitamos una aplicación específica para un proceso determinado.
Por ejemplo, una empresa puede crear una aplicación móvil para que sus trabajadores registren una inspección directamente desde sus dispositivos, consulten información o completen un formulario.
¿Qué son las aplicaciones basadas en modelos de Power Apps?
Las aplicaciones basadas en modelos (Model-driven apps) funcionan de una manera diferente.
En este caso, el punto de partida es principalmente el modelo de datos y los procesos empresariales. La aplicación utiliza elementos como tablas, formularios, vistas, paneles, gráficos y procesos de negocio para ofrecer una experiencia estructurada al usuario.
Por eso, este tipo de aplicación resulta especialmente interesante cuando queremos gestionar procesos empresariales más complejos y estructurados.
¿Qué ventajas tienen las aplicaciones Model-driven?
Las aplicaciones basadas en modelos permiten construir soluciones empresariales utilizando componentes predefinidos y un modelo de datos común.
Entre sus posibilidades encontramos:
- Gestión estructurada de información.
- Formularios y vistas para trabajar con datos.
- Paneles y gráficos.
- Reglas de negocio.
- Procesos empresariales.
- Integración con Power Automate.
- Integración con Power BI.
- Trabajo sobre Microsoft Dataverse.
En este caso, el diseño de la interfaz no parte de un lienzo completamente vacío como ocurre con una Canvas app. La aplicación se construye alrededor de los datos y los componentes del modelo.
¿Cuándo utilizar una aplicación basada en modelos?
Este enfoque puede ser adecuado cuando la empresa necesita gestionar procesos que tienen diferentes pasos, relaciones entre datos y reglas de negocio.
Por ejemplo, puede utilizarse para construir aplicaciones internas relacionadas con la gestión de clientes, incidencias, operaciones o determinados procesos administrativos.
Power Apps y Power Pages: ¿son lo mismo?
En el artículo original se hablaba de una tercera posibilidad denominada «aplicación de portal». Aquí conviene actualizar la terminología.
Power Pages es actualmente un producto independiente dentro de Microsoft Power Platform, orientado a crear sitios web empresariales que pueden utilizar usuarios internos o externos a la organización. Está especialmente pensado para escenarios en los que queremos proporcionar acceso a determinados datos o procesos a clientes, proveedores, partners u otros usuarios.
Power Pages puede trabajar con Microsoft Dataverse, por lo que comparte datos y capacidades con otros componentes de Power Platform.
Por ejemplo, puede utilizarse para crear:
- Portales para clientes.
- Áreas privadas para proveedores.
- Sitios de autoservicio.
- Formularios conectados con datos empresariales.
- Sitios web que permiten consultar o introducir información en Dataverse.
Por tanto, Power Apps y Power Pages pueden complementarse, pero no debemos considerar Power Pages simplemente como un tercer tipo de aplicación Canvas o Model-driven.
Diferencias entre aplicaciones Canvas y Model-driven
La principal diferencia entre ambos tipos de aplicaciones Power Apps está en el punto de partida.
En una aplicación Canvas, el foco está en cómo queremos que el usuario interactúe con la aplicación. En una aplicación basada en modelos, el foco está más relacionado con los datos, los procesos y la estructura empresarial.
| Característica | Aplicaciones Canvas | Aplicaciones basadas en modelos |
|---|---|---|
| Diseño de interfaz | Muy personalizable | Más estructurado |
| Punto de partida | Experiencia de usuario | Modelo de datos |
| Datos | Múltiples orígenes | Especialmente orientadas a Dataverse |
| Procesos complejos | Posibles, pero requieren más diseño | Especialmente adecuadas |
| Personalización visual | Muy alta | Más limitada |
| Formularios y vistas | Diseñados de forma flexible | Componentes estructurados |
| Uso habitual | Procesos concretos y aplicaciones personalizadas | Procesos empresariales estructurados |
La documentación de Microsoft señala precisamente esta diferencia: las aplicaciones Canvas ofrecen un mayor control sobre la experiencia de usuario, mientras que las aplicaciones basadas en modelos proporcionan componentes preconfigurados como formularios, vistas, paneles y gráficos.
¿Qué tipo de aplicación Power Apps necesita tu empresa?
No existe un tipo de aplicación que sea mejor en todos los casos. La elección depende del proceso que quieras digitalizar y de cómo van a utilizar la aplicación los empleados, clientes o colaboradores.
Antes de empezar un proyecto de Power Apps, conviene responder a algunas preguntas:
1. ¿Qué proceso quieres digitalizar?
No es lo mismo crear una aplicación para registrar gastos que desarrollar una solución para gestionar un proceso comercial completo.
Define primero qué problema quieres solucionar y qué tareas debe realizar el usuario.
2. ¿De dónde proceden los datos?
Identifica las fuentes de información que necesita la aplicación.
Puede tratarse de:
- Microsoft Dataverse.
- SharePoint.
- Excel.
- SQL Server.
- Microsoft 365.
- Dynamics 365.
- Business Central.
- Otras aplicaciones y servicios mediante conectores.
Power Apps está diseñado precisamente para conectar aplicaciones empresariales con diferentes fuentes de datos.
3. ¿Cuánto necesitas personalizar la interfaz?
Si necesitas controlar con precisión cómo se muestra la información y cómo interactúa el usuario con ella, Canvas puede ser una opción especialmente interesante.
Si el proceso está más condicionado por los datos, formularios, relaciones y reglas de negocio, una aplicación basada en modelos puede encajar mejor.
4. ¿Quién utilizará la aplicación?
También es importante determinar si la solución está pensada para:
- Empleados.
- Departamentos concretos.
- Técnicos o trabajadores de campo.
- Clientes.
- Proveedores.
- Otros usuarios externos.
Este último punto puede llevarnos a valorar soluciones como Power Pages, especialmente cuando necesitamos proporcionar acceso web a usuarios externos.
Power Apps para empresas: aplicaciones conectadas con Business Central
Una de las posibilidades más interesantes para una empresa que ya trabaja con Microsoft Dynamics 365 Business Central es utilizar Power Apps junto con el ERP.
De esta forma, Power Apps puede utilizarse para crear aplicaciones específicas que complementen determinados procesos del ERP, en lugar de intentar modificar el sistema principal para cubrir cada necesidad concreta.
Por ejemplo, una empresa podría plantearse una aplicación para:
- Recoger información desde dispositivos móviles.
- Gestionar determinadas tareas de empleados.
- Consultar información empresarial.
- Digitalizar formularios.
- Registrar operaciones en determinados procesos.
- Facilitar el acceso a información de Business Central.
Esto permite aprovechar el ecosistema de Microsoft Business Applications y Microsoft Power Platform para construir soluciones más adaptadas a cada organización.
Si quieres profundizar en esta integración, puedes consultar nuestro contenido sobre Microsoft Dynamics 365 Business Central y Power Apps.
¿Cuál es mejor: Canvas o Model-driven?
La respuesta depende del caso de uso.
Canvas suele tener más sentido cuando la experiencia de usuario y la personalización de la interfaz son prioritarias. Por su parte, las aplicaciones basadas en modelos pueden resultar más adecuadas cuando la solución gira alrededor de datos estructurados, procesos empresariales y reglas de negocio.
En lugar de preguntarnos qué tecnología es mejor, es más útil plantearnos:
¿Qué aplicación necesita realmente mi empresa y qué proceso queremos mejorar con ella?
A partir de ahí podemos decidir qué tipo de aplicación, qué datos y qué componentes de Power Platform necesitamos.
Microsoft dispone de una guía específica para elegir el tipo de aplicación más adecuado en función del escenario.
En resumen: tipos de aplicaciones de Microsoft Power Apps
Microsoft Power Apps permite crear aplicaciones empresariales adaptadas a diferentes necesidades.
Las dos grandes opciones son:
- Canvas: mayor libertad para diseñar la interfaz y la experiencia de usuario.
- Model-driven: aplicaciones estructuradas alrededor de datos, componentes y procesos empresariales.
- Power Pages: solución complementaria de Power Platform para crear sitios web empresariales orientados a usuarios externos.
La decisión debería partir siempre del proceso que queremos digitalizar, los datos que necesitamos utilizar y el perfil de los usuarios.
Y cuando la empresa ya trabaja con soluciones como Business Central, Microsoft 365, Power BI o Power Automate, Power Apps puede formar parte de un ecosistema conectado para crear aplicaciones empresariales específicas.
¿Quieres saber qué aplicación Power Apps necesita tu empresa?
En ABD Consultoría y Soluciones Informáticas ayudamos a las empresas a identificar qué procesos pueden digitalizarse con Microsoft Power Apps y cómo integrarlos con su entorno Microsoft.
Podemos analizar tus necesidades y valorar una solución basada en Power Apps, Business Central, Microsoft 365 y el resto de Microsoft Power Platform.
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